Um escritório de advocacia conquista um cliente bastante endinheirado e com muita demanda de serviço: receita para um ótimo negócio, certo? Poderia ter sido, se o advogado responsável não houvesse “sumido” com os autos e acabasse condenado a seis meses de prisão.
O episódio ocorreu há três anos, mas ilustra muito bem uma realidade para a qual nem todas as firmas e departamentos dedicados ao universo jurídico estão prontos. Como lidar com um acervo que tende a crescer cada vez mais, mantendo padrões de eficiência e agilidade?
O exemplo do início do texto é um caso extremo. Muitas vezes ninguém vai parar atrás das grades por causa do desaparecimento de documentos. Mas a desorganização de um acervo jurídico costuma, sim, levar a erros e omissões que custam muito caro às empresas das mais diversas áreas.
“Deixar passar” um documento que prevê continuidade de gastos desnecessários, por exemplo, é uma prática recorrente em corporações sem pessoal especializado em gerir informação. Resultado: enorme quantidade de dinheiro jogada pela janela mensalmente, de forma muitas vezes camuflada em outros custos ou investimentos.
Ao mesmo tempo, o extravio de documentos que podem ser cobrados num futuro próximo ou distante é certeza de perda de recursos. A empresa vai ter de realocar uma boa quantia de dinheiro para reparar um erro que seria facilmente evitado caso se contasse com experts em organização.
Além de tudo isso, é essencial prestar a devida atenção no dia a dia: verificar se contratos estão devidamente assinados e datados, checar a validade de documentos, manter os itens em ordem e fisicamente preservados — ou protegidos e com backup atualizado, no caso de arquivos eletrônicos.
A sua empresa vem tomando todos esses cuidados ou está vulnerável? Conte para a gente nos comentários.
Descubra o universo da gestão documental com a Redata! ?
Explore nosso blog para insights valiosos sobre organização de documentos, arquivos corporativos e mais.
