Então você decidiu organizar por pastas os documentos do acervo digital da sua empresa — e, mesmo assim, o acesso aos arquivos é difícil, lento, e a inclusão de novos itens fica, às vezes, confusa. Onde colocar, por exemplo, uma planilha que parece pertencer a mais de uma categoria? É preciso entender um pouco sobre arquitetura da informação.
Já tratamos anteriormente da lógica por trás da criação e do gerenciamento de pastas. Agora, vamos detalhar um pouco como se gera um conjunto de pastas, um acervo eletrônico, de modo que possa ser ágil e fácil de ser consultado.
Noções de Arquitetura da Informação
Vamos a algumas noções de arquitetura da informação: definida pela ONG Endeavor como “a arte e a ciência de organizar e categorizar websites, intranets, comunidades online e softwares para favorecer a usabilidade e a facilidade para se encontrar o que se procura”. Neste caso, tais recursos são aplicados aos arquivos eletrônicos numa rede corporativa.
Em um primeiro momento, com o objetivo de determinar as necessidades do setor ou da empresa em questão, devem-se entrevistar até três colaboradores do(s) departamento(s) que lida(m) diretamente com os documentos; observar como as pastas estão (o que é mais fácil por meio do Windows Explorer, por exemplo); e levantar qual(is) tipo(s) de conteúdo integra(m) o acervo (a diversidade de formatos, idiomas, versões etc.).
Tendo esses dados, é possível traçar um plano. Ou seja, desenvolver uma arquitetura que permita criação de pastas em até quatro níveis, dos mais gerais para os mais específicos. Também deve-se delimitar direitinho como essa lógica será mantida, de modo que futuras decisões possam ser tomadas sob o mesmo raciocínio. Isso para caso seja preciso, por exemplo, criar uma nova pasta ou deletar outra. Para fins de segurança, é interessante atribuir perfis de acesso a cada colaborador. Assim é possível controlar o tráfego de dados, sobretudo daqueles considerados estratégicos.
Card Sorting
Após implantar tudo isso, é importante validar se houve mesmo avanços com a equipe. Um teste com até seis funcionários provê resultados que indicam o que precisa ser reparado. A metodologia recomendável para essa etapa de examinação e ajuste é a “Card Sorting”, que em inglês significa, literalmente, “classificação de cartões”. Cada membro da equipe recebe uma série de cartas com diferentes temas, bem como cartas com os nomes das pastas. Solicita-se a eles que elenquem cada assunto em uma categoria (o nome de cada pasta), para então verificar se o modelo mental predominante se alinha ao proposto para a arquitetura do acervo ou não.
Com esses cuidados em mente e se valendo dos recursos necessários para reduzir ou mesmo eliminar riscos — o que pode exigir pessoal especializado.
Empresas e usuários podem aproveitar melhor o acervo digital, quer esteja armazenado em servidores próprios ou na “nuvem”.
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