Em um mundo cada vez mais conectado, em que a tecnologia digital é considerada tendência irreversível, livrar-se do enorme volume de documentos impressos e reduzir a burocracia a uma rápida troca de informações online parece justo, certo? Certo. Mas nem sempre funciona.
Logo após o Natal de 2016, a Associação Brasileira da Indústria de Higiene Pessoal, Perfumaria e Cosméticos (Abihpec) comunicou que esse setor sofreu um prejuízo de R$ 800 milhões apenas naquele mês de dezembro por causa de uma falha no Sistema de Automação Eletrônico (SGAS) da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa).
Naquele período, aproximadamente 3 mil pedidos para lançar produtos ou fazer alterações em itens já registrados não foram processados devido à instabilidade do SGAS, uma espécie de pane que acontece “de três a quatro vezes por ano”, nas palavras do presidente-executivo da Abihpec, João Carlos Basílio.
“O sistema foi implantado em 2014 e, desde então, temos dificuldades. Está mais do que comprovado que não funciona”, disse Basílio à Folha de S.Paulo. “Há dois anos, a associação chegou a investir R$ 500 mil para tentar solucionar o problema, sem sucesso. Não temos expectativa de mudança [quanto ao sistema], só estamos cansados.”
À reportagem, a Anvisa declarou ter detectado uma intermitência no SGAS, o que “em alguns casos, impede a finalização das transações feitas por intermédio dele”, e que “técnicos da Anvisa estão trabalhando para corrigir a causa do problema”.
A má notícia, portanto, é que não se desenha uma solução no curto, talvez nem mesmo no médio prazo para esse problema frequentemente, que impede que a digitalização mais abrangente nas áreas jurídica e de assuntos regulatórios.
A boa notícia é que as empresas podem, da sua parte, se precaverem e evitarem perdas grandes como essa. Realizar backups de arquivos eletrônicos sistematicamente e/ou manter impressos (e ordenados!) protocolos e requerimentos são maneiras de salvaguardar uma organização de falhas operacionais de terceiros, por exemplo.
Apostar no meio digital para simplificar a troca de informações interna e externamente pode soar como uma boa ideia, mas, por enquanto, ainda é exatamente isso: uma aposta. Nem sempre se sai ganhando… Porém há formas de se blindar, investindo um pouco na organização dos documentos para não gastar tempo e dinheiro consertando o que poderia ser facilmente evitado.
Descubra o universo da gestão documental com a Redata! ?
Explore nosso blog para insights valiosos sobre organização de documentos, arquivos corporativos e mais.
