Para uma organização pública ou privada, sair na frente é muito mais do que algo “bacana”. Chega a ser uma necessidade em cenários competitivos e/ou de carência de recursos, em que as empresas precisam “entregar” mais, mais rapidamente, e com menos custos e despesas. Porém correr — em vez de andar — pode ser uma escolha pouco sábia. Especialmente quando envolve a queima de etapas que, cedo ou tarde, quase sempre quando você menos espera, se mostram fases importantes para alcançar objetivos maiores.
Na Redata, antes de chegar à implantação de um processo de gestão documental, temos como praxe elaborar um diagnóstico da situação de um acervo. Além disso, revisar ou estabelecer os procedimentos padrão e uma tabela de temporalidade (aquela que serve de guia para saber por quanto tempo um documento deve ser mantido e a partir de quando ele pode ser descartado, caso isso seja possível).
Vamos tratar mais adiante de cada uma dessas fases pré-implantação. Por ora, queremos ressaltar que a agilidade é, sim, essencial em serviços de organização da informação. Acontece que a rapidez só é sustentável após se determinar o estado das coisas e as regras para lidar com elas.
Para dar um salto qualitativo e quantitativo, é preciso antes ter a paciência para não pular etapas e, na correria, adotar procedimentos falhos, com resultados apressados e imprecisos. Se o barato pode sair caro, os pulos também podem acabar em tropeços perfeitamente evitáveis.
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