Na semana passada, falamos sobre a importância de se respeitarem as etapas de um processo de gestão documental. Hoje, iniciamos uma série de três artigos rápidos sobre as primeiras três fases, fundamentais. A começar, claro, pelo diagnóstico de um acervo.
O diagnóstico de um acervo é a base sólida sobre a qual repousa toda a estrutura da gestão documental. Por meio da aplicação de questionários aos colaboradores de uma organização responsáveis pelo arquivo, é feito nesta etapa um levantamento minucioso dos procedimentos adotados em relação aos itens armazenados, além de verificar quantos são esses itens.
Esse “raio-x” permite não apenas identificar o que funciona, mas, principalmente, o que não funciona quando o assunto é a ordenação de documentos. Observam-se detalhes cruciais, como quais itens são mantidos em (ou rotulados como) arquivo ativo e inativo, mais conhecido como “arquivo morto”, termo evitado por especialistas. Além disso, são medidos os critérios para descartar um documento ou mantê-lo guardado.
Na Redata, sugerimos, ainda antes de iniciar o diagnóstico de um acervo, que todo o projeto de organização da informação seja explicado aos funcionários da empresa contratante. Essa prática facilita significativamente a compreensão do trabalho e proporciona a ambas as partes uma visão mais sistêmica do todo.
Esse entendimento prévio não apenas garante uma colaboração mais eficiente, mas também promove uma conscientização sobre a importância do processo de gestão documental para a eficiência operacional. A partir daí, torna-se (bem mais) simples partir para a fase seguinte, a revisão, tema do nosso próximo texto. Então, até lá!
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