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Diagnóstico: o começo de tudo

quarta-feira, 10 de agosto de 2016

 

Na semana passada, falamos sobre a importância de se respeitarem as etapas de um processo de gestão documental. Hoje iniciamos uma série de três artigos rápidos sobre as primeiras três fases, fundamentais. A começar, claro, pelo diagnóstico de um acervo.

 

Por meio da aplicação de questionários aos colaboradores de uma organização responsáveis pelo arquivo, é feito nesta etapa todo um levantamento dos procedimentos adotados com relação aos itens armazenados e verifica-se quantos são esses itens.

 

Esse “raio-x” permite descobrir o que funciona — e, principalmente, o que não funciona — quando o assunto é ordenação de documentos.

 

Observam-se, inclusive, quais itens são mantidos em (ou rotulados como) arquivo ativo e inativo, mais conhecido como “arquivo morto”, termo evitado por especialistas. Também são medidos os critérios para se jogar um documento fora ou mantê-lo guardado.

 

Na Redata, sugerimos ainda que, antes de se iniciar o diagnóstico, todo o projeto de organização da informação seja explicado aos funcionários da empresa contratante, porque facilita muito a compreensão do trabalho e propicia a ambas as partes uma visão mais sistêmica do todo.

 

A partir daí, fica (bem mais) simples partir para a fase seguinte, a revisão, tema do nosso texto da semana que vem. Até lá!

 


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