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Digitalização de documentos: praticidade ou “queima de arquivo”?

quarta-feira, 28 de junho de 2017

 

O Senado brasileiro aprovou recentemente o Projeto de Lei do Senado (PLS) 146/2007, que determina que documentos públicos e privados impressos classificados como temporários possam ser destruídos após devidamente digitalizados — desde que para tal se respeitem procedimentos que lhes garantam integridade, autenticidade e fidedignidade uma vez convertidos do suporte em papel para o meio digital.

 

De acordo com o relator da votação, senador Armando Monteiro (PTB-PE), a proposta, de autoria de Magno Malta (PR-ES), permitirá melhorar a gestão de arquivos na administração pública. Monteiro estimou que isso geraria, apenas para a União, uma economia R$ 1,5 bilhão por ano, graças a vantagens como “redução de custos, aumento da transparência e da acessibilidade à informação, modernização tecnológica, contribuição à sustentabilidade ambiental, facilidade no manuseio dos arquivos e redução dos espaços físicos para sua guarda”, nas palavras do parlamentar.

 

Na semana passada, a ementa foi remetida oficialmente para a Câmara dos Deputados. Mas não sem polêmica.

 

Os senadores Lindbergh Farias (PT-RJ) e Randolfe Rodrigues (Rede-AP) votaram contra o projeto. Para o primeiro, a proposta, a despeito dos avanços que proporciona, “não pode dar ensejo ao fim da memória nacional”. Isso porque persistem as críticas de arquivistas, antropólogos e historiadores de diversas universidades brasileiras segundo os quais o projeto pode levar ao fim dos documentos públicos e dos arquivos públicos, o que representaria um “inestimável prejuízo para a história do Brasil”, segundo a agência de notícias do Senado.

 

Parte da cobertura jornalística, de fato, tem visto na proposta uma forma de autorizar o que alguns sites chamam de “queima de arquivo”, em um sentido quase literal, uma destruição inconsequente de documentos.

 

“Vale dizer que já temos uma base normativa nacional, que envolve o modelo SIGAD (Sistema Informatizado de Gestão de Documentos) e RDC-Arq (Repositório Digital Confiável), criado pelo CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos), e que deve ser aplicado e está ocorrendo na prática (ainda não que da forma que deveria) no governo federal”, disse o professor Charlley Luz, docente de pós-graduação da Fundação Escola de Sociologia e Política de São Paulo (FESPSP), ao site Pragmatismo Político, por exemplo.

 

Independentemente de como a questão se resolver na Câmara e, caso aprovada, na Presidência, o resultado há de impactar não apenas a administração pública mas também a iniciativa privada.

 

Como você vê a possibilidade de uma digitalização mais permissiva: uma facilidade ou um risco? Lembrando que, como já sustentamos aqui, a digitalização tem suas praticidades, mas também requer força de trabalho intelectual para gerenciamento de arquivos. Ao mesmo tempo, os documentos impressos encontram um limite bem palpável: o próprio espaço destinado ao acervo de um negócio. Comente este post e conte para nós as vantagens e desvantagens que uma ampla digitalização traria para a sua organização.

 

 

(Foto: Australian Institute of Aboriginal and Torres Strait Islander Studies)

 


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  • Charlley Luz

    A digitalização é commodities, isto é, já é uma tecnologia prática e que deve ser empregada de forma pontual na gestão documental. O GED não é a solução para a gestão documental. A tecnologia mais importante para nos atermos agora é para a gestão dos documentos natodigitalizados. Por isso a visão SIGAD+RDC-Arq é a mais indicada, pois nela conseguimos gerir natodigitais e digitalizados da melhor forma possível.

  • Murilo Billig Schafer

    As questões técnicas que deveriam (mas propositalmente são omitidas)
    ser analisadas são:

    1. Autenticidade dos documentos: documentos resultantes da digitalização são cópias e não conseguem substituir o seu respectivo original para fins de prova e comprovação. A legislação atual já permite utilizar documentos digitalizados, mas sempre mantendo-se o original, pois ao se arguir a falsidade daquela cópia, é no original que se faz a perícia. Como o projeto de lei prevê a eliminação dos originais, extingue-se a possibilidade de perícia nos documentos.
    Imaginem um processo criminal que acusa alguém de assassinato: é aceitável que os documentos que compõem o processo possam ser falsos? Se alguém duvidar daqueles documentos, sequer poderá realizar uma perícia, pois não existe mais o original. Podemos inocentar assassinos ou condenar inocentes com base em documentos falsos.

    2. Preservação digital: O projeto não entra no mérito da necessidade de manter ambientes digitais de longo prazo. Há documentos intermediários que precisam ser guardados (pra comprovar direitos) por até 100 anos. Quais plataformas, formatos, hardwares, softwares etc. conseguirão manter os documentos digitais acessíveis por todo esse tempo? Quanto custa manter toda essa massa documental em meio digital? É de graça? Não. É mais caro que no analógico. Qual o impacto disso nos orçamentos já escassos das instituições? Me citem qual instituição tem política de preservação digital? (backups são voltados à segurança dos documentos, não à sua preservação).

    3. Gestão de documentos: Há leis que determinam a gestão documental pelo Poder Público (sem contar que não precisaria nem lei sobre esta questão, bastaria usar a lógica). Quais instituições efetivamente tem uma política/programa de gestão de documentos? A minoria. Não é por acaso que se formam imensos “depósitos” de
    documentos. Diante desta situação: onde fica a responsabilidade legal dessas instituições por não efetivar a gestão de documentos públicos? Além de não cumprirem a legislação, agora correm para uma “solução” que só ratifica a sua inoperância na gestão de seus ativos informacionais.

    Resumo
    do Projeto de Lei: documentos originais perderão sua característica de prova e autenticidade, estarão suscetíveis à obsolescência tecnológica e demandarão investimentos pesados na atualização dos componentes tecnológicos sem garantia de acesso no longo prazo.