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Do acervo digital para o físico: por que imprimir documentos?

quarta-feira, 27 de novembro de 2019



Às vésperas de 2020, a pergunta pode soar absurda para muitos gestores. Em plena era da informação digital, quem vai gastar tempo e dinheiro com impressões, celulose e espaço extra no arquivo físico para guardar documentos gerados eletronicamente?

No entanto, o que parece ser um gasto extra desnecessário pode se revelar um investimento na segurança do acervo corporativo.

Ir — em parte — na contramão da tendência de digitalização pode salvar o seu negócio caso um documento seja necessário quando “o sistema” online de uma autarquia estiver fora do ar, ou quando o arquivo digital da empresa estiver comprometido ou mesmo se perdido.

Em resumo: há casos em que, por via das dúvidas, é mais seguro imprimir um documento e armazená-lo tanto no acervo físico quanto no eletrônico.

Notas de ativo, por exemplo, podem ser necessárias para acionar garantias e manutenções. Muitas vezes, datam de anos passados — uma década ou mais — e, se estiverem disponíveis somente em meio eletrônico ou digital, pode ser difícil localizá-las. Sobretudo porque a organização de redes e sistemas especialistas ainda é uma cultura pouco difundida nas empresas brasileiras: ao alterar um sistema, o risco de se perder um item é considerável.

Além disso, notas de ativo e comprovantes de pagamento de impostos, taxas e encargos ficam no sistema integrado de gestão empresarial (conhecidos pela sigla em inglês ERP, de Enterprise Resource Planning), e não em repositórios. Muitas vezes é difícil acessar o documento necessário.

Instituições financeiras (como bancos) podem providenciar os comprovantes de pagamento das guias de recolhimento geradas nos últimos dois anos, e até de anos anteriores mediante solicitação. No entanto, é recomendável não delegar tamanha responsabilidade a uma instituição financeira: melhor seria investir em repositórios confiáveis e em formatos de digitais que têm garantia de que poderão ser abertos no futuro, como PDF/a.

Já na área de recursos humanos (RH), deve-se manter impresso tudo o que for assinado por alguém contratado. Atente para as Fichas de Controle de Entrega de EPI (Equipamentos de Proteção Individual) — são elas que podem proteger a empresa, caso seja acusada de não providenciar esses materiais em processos por lesão corporal, perda de audição, visão, etc.

Já contratos de prestação de serviços ou similares que originalmente foram criados fisicamente, ou seja, impressos e assinados, até podem ser digitalizados, mas a via original deve sempre ser mantida até que se cumpra o prazo legal de guarda.

Quais cuidados o seu negócio tem com documentos gerados eletronicamente? Conte para a gente nos comentários e aproveite para descobrir nossas soluções, incluindo o uso da Tabela de Temporalidade Documental (TTD).


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