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A gestão de documentos a serviço da agilidade

quarta-feira, 4 de outubro de 2017
Uma série de engrenagens metálicas unidas em um sistema.

 

Se a organização da informação é capaz de melhorar uma empresa a ponto de torná-la muito mais competitiva, por que essa atividade acaba sendo, às vezes, subestimada? Porque os aprimoramentos que ela promove no ambiente corporativo costumam ser silenciosos — e, principalmente, preventivos, em vez de remediadores.

 

O impacto da gestão de documentos se dá sobre todos os processos de uma empresa, tornando tudo mais ágil, inclusive no sentido de se antecipar a eventuais necessidades. Nenhuma atividade fica “emperrada” por questões burocráticas, por exemplo. E, caso surja algum entrave de ordem legal, sua resolução fica bem mais simples porque qualquer contrato necessário estará sempre à mão.

 

Essas facilidades constituem uma grande alteração no cotidiano de uma empresa, independentemente do seu porte e do seu ramo de atuação. Com a boa administração do chamado fluxo de informação (a cadeia de documentos, impressos ou eletrônicos, gerados, recebidos, armazenados ou emitidos por uma organização), vem a rapidez que garante processos mais eficazes e tomadas de decisão mais assertivas.

 

Há inúmeras vantagens na organização da informação. Vamos destacar aqui três processos que essa poderosa ferramenta é capaz de acelerar:

 

  • as decisões, porque provê dados atualizados e contextualizados, ideais para sustentar uma avaliação de cenário e ponderar novas possibilidades;
  • a detecção de custos ocultos e gastos desnecessários, porque aponta origem e destino do capital que circula na empresa, tornando-a mais transparente e atenta;
  • as áreas jurídica, regulatória e contábil, porque mantém em ordem papéis com valor legal, de contratos a recibos, passando por pareceres, autorizações e muitos outros documentos que garantem o ritmo da produção ou a prestação de serviços.

A gestão da informação é um trabalho que exige dedicação, alto comprometimento, além de alinhamento estratégico com a administração de um negócio. Encarregar experts com essa tarefa elimina os “gargalos” que, no dia a dia, acabam minando o desempenho de uma empresa.

 

Você sente falta desse tipo de organização e de suporte no local onde você trabalha? Conte para a gente nos comentários.

 


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