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Manutenção preventiva: o acervo corporativo a todo vapor

quarta-feira, 13 de março de 2019


Se é melhor prevenir do que remediar — como, aliás, já deixamos claro por aqui —, por que tantas empresas praticamente abandonam os acervos à própria sorte, crentes de que irão se manter sozinhos?

Uma das possíveis respostas é a falta de familiaridade com a gestão da informação: existe a percepção de que, uma vez construídos e ordenados, os acervos só precisam receber mais e mais itens, com reparações apenas em caso de urgência.

Essa ideia é falsa. Um arquivo, corporativo ou não, requer cuidados para evitar que pequenos problemas se tornem grandes contratempos.

Aqui, vamos listar apenas alguns pontos básicos que merecem atenção, com base no trabalho desenvolvido pelas especialistas Norma Cianflone Cassares e Cláudia Moi.

Nos arquivos físicos, que armazenam sobretudo papéis, é importante que a temperatura fique sempre em torno dos 20ºC e a umidade relativa do ar oscile apenas entre 45% e 50%. Manter a circulação do ar também ajuda muito, desde que se evite a poluição.

É preciso proteger o acervo da luz natural, o que inclui bloquear a incisão direta de raios solares pelas janelas e, se preciso, usar filtros especiais. Esse cuidado, inclusive, contribui para manter umidade e temperatura sob controle.

Insetos e fungos também podem ser uma grande ameaça. Os primeiros exigem desinfestações realizadas por especialistas, enquanto os segundos podem ser controlados observando-se a umidade e mantendo-se a higiene dos documentos — o uso de fungicidas não é recomendado, pois a química tende a causar mais danos do que benefícios.

Além disso, se engana quem pensa que a manutenção preventiva de um acervo tende a comprometer o orçamento de um negócio. Na verdade, há investimentos de baixo custo que ajudam a manter o arquivo protegido, sempre sob gerenciamento de um expert da área.

Ao se realizarem treinamentos sobre a preservação dos itens guardados, se adotarem modos eficazes de monitorar as variáveis citadas acima, se instalarem persianas nas janelas e se instituir uma política de higienização regular no acervo, a longevidade do arquivo está garantida. E, com isso, também se tem um fluxo de informação com potencial explorado ao máximo para o benefício da empresa.


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