Se dados atualizados e acessíveis são imprescindíveis para impulsionar uma empresa independentemente de seu ramo de atuação, essa importância ganha um caráter todo especial quando se tratam de negócios relacionados à área da engenharia.
Isso porque, por um lado, as informações devem estar disponíveis com agilidade, fáceis de recuperar, ou seja de serem consultadas. Também é fundamental que sejam devidamente cadastradas e, eventualmente, passem por updates, se necessário for. Ao mesmo tempo, esses dados circulam entre colaboradores de múltiplos campos do conhecimento, que acrescentam suas contribuições numa dinâmica própria.
É praxe, nesse setor, que haja uma comunicação crítica, ou seja, que ocorra um fluxo com idas e vindas entre diversos agentes, com bases e linguagens técnicas. Em outras palavras: a informação se movimenta entre criações, aprovações, reprovações e refações, e gerir esse processo requer alta capacidade de processar documentações.
O mais aconselhado é adotar os chamados Engineering Document Management Systems (literalmente, “sistemas de gerenciamento de documentos de engenharia”, ou EDMS na sigla em inglês).
Esses modelos conseguem endereçar todas as alterações realizadas, por exemplo, ao longo de um empreendimento. Apenas precisam ser flexíveis, no sentido de se adequar às particularidades de cada projeto e, de fato, possibilitar a a participação de cada colaborador envolvido de uma maneira tão simples quanto rastreável.
Resultados: menor risco de inconsistências, de ocorrem falhas e, pior, de acontecer um temido erro de execução. Também se facilita a transição da fase de projeto para a plena operação, no caso de grandes iniciativas.
Em um universo habituado a resultados em larga escala, a prudência, o profissionalismo e a rapidez são ainda mais decisivos.
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