Blog

Ideias

O céu não é o limite: o espaço físico para o acervo jurídico

quarta-feira, 17 de maio de 2017

 

Quando o assunto é organizar documentos, costuma-se pensar no profissional ou na equipe de especialistas responsável por esse trabalho, em maneiras de comunicar a necessidade de determinado item, e até mesmo os bancos de dados têm sido lembrados com mais frequência, como ferramentas de suporte a essa atividade.

 

Porém, antes de tudo, é preciso olhar ao redor.

 

Observar as áreas de que a empresa — ou, mais especificamente, o departamento jurídico — dispõe para armazenar o arquivo é importante não apenas por causa do espaço a ser ocupado pelas estantes, gaveteiros ou armários (sem contar as caixas!). Ao planejar e reservar um local adequado para o acervo jurídico, deve-se, sempre, levar em conta que, via de regra, acervos tendem a crescer, não a minguar.

 

Esta última e crucial parte não raro é esquecida ou deixada de lado. Em vez de prevenir o problema de falta de espaço, tenta-se então remediá-lo, pagando pela digitalização dos arquivos e/ou pela guarda externa de documentos.

 

Mas o problema não estará resolvido. Pelo contrário: dará origem a desafios ainda mais complexos.

 

Digitalizar um acervo não é, por si só, algo tão custoso. Consiste em uma atividade relativamente simples. A questão é que você continuará precisando de espaço, e de um espaço caro. Em quais servidores vão ficar hospedados os arquivos? Vão ficar na “nuvem”? Como será feito o backup? Serão utilizados HDs externos? Os documentos impressos vão continuar guardados em outro lugar, por segurança? Responder a essas dúvidas exige (novamente) planejamento. E muitos gastos, pois o espaço digital a ser ocupado não será pouco e, como já esclarecemos, tende a aumentar.

 

Já a guarda externa aparenta ser uma solução barata — e é mesmo. O que não sai tão barato assim no fim do mês é o transporte das caixas, do(s) depósito(s) para a firma e vice-versa. Entre idas e vindas, essa solução torna o processo de manutenção e consulta ao acervo muito mais lento e caro.

 

Em se tratando de um arquivo como o dos departamentos jurídicos, o céu não é o limite. Investir nesse ativo precioso, que poupa tempo e dinheiro da empresa, envolve também lhe reservar um espaço apropriado, de acordo com as necessidades apontadas por profissionais da informação — os maiores aliados que a organização pode ter para contar com documentos em ordem e à mão sempre que preciso.

 


Tags: - - - -