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Por água abaixo: o perigo das chuvas para o acervo de uma empresa

quarta-feira, 17 de janeiro de 2018

 

As chuvas não têm dado trégua a muitas cidades brasileiras neste início de 2018, sobretudo nas regiões Sul e Sudeste, que concentram a maior parte das empresas do país. Tanto a umidade quanto a possibilidade de enchentes e infiltrações representam um grande risco para acervos corporativos.

 

Infelizmente, ainda é comum que empresas ignorem a importância de se planejar o espaço físico para seus arquivos. Esse descaso, porém, pode literalmente colocar toda a documentação de uma empresa por água abaixo.

 

A destruição desses importantes papéis — pela água ou por agentes indiretos, como o mofo — gera transtornos que podem afundar um negócio.

 

Por exemplo: como atestar pagamentos (de colaboradores, fornecedores, de tributos) sem ter os comprovantes originais à disposição? A falta da documentação pode levar a sérios problemas na Justiça, fragilizar a defesa de uma organização diante de um processo, e acarretar multas por pendências contratuais ou relativas a taxas e impostos.

 

Além disso, as adversidades causadas pelas chuvas também causam danos imediatos à infraestrutura da empresa. O resultado é uma reforma ocorrendo enquanto se tentam salvar papéis manchados ou molhados, tudo ao mesmo tempo, sangrando o orçamento da corporação: é uma “tempestade perfeita”.

 

Para evitar os riscos que rondam os acervos empresariais nesta época especialmente chuvosa do ano, são necessárias duas coisas.

 

Em primeiro lugar, planejamento. Deve-se considerar o espaço disponível na organização para um arquivo, e verificar quais as condições para fazer a sua manutenção —  incluindo um ambiente apropriado em termos de umidade e temperatura.

 

Em segundo lugar, e até para executar com eficiência o que foi descrito acima, é preciso uma equipe altamente qualificada. Gente apta a diagnosticar o estado físico da empresa, o tamanho do seu fluxo de informação, e o que será necessário em termos de infraestrutura e metodologia para que o arquivo não apenas fique bem acomodado, mas se torne um polo dinâmico, útil, como receptor e fornecedor de informações estratégicas.

 

Assim, o arquivo poderá operar fazendo a diferença na organização e, ao mesmo tempo, será preservado são e salvo.

 


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