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Por quanto tempo guardar documentos da área de recursos humanos?

quarta-feira, 7 de março de 2018

 

Armazenar e organizar contratos, atestados, certificados etc. para o departamento de recursos humanos é crucial para uma empresa, como já explicamos aqui. Neste post, vamos agora tratar de por quanto tempo cada um desses importantes papéis deve ser mantido no acervo corporativo.

 

Assim como na área contábil, não basta cumprir com todas as obrigações legais se a documentação que comprova a retidão de um negócio não estiver arquivada pelo período previsto pela legislação vigente.

 

Para isso são elaboradas as Tabelas de Temporalidade Documental (TTDs), que apontam quais documentos armazenar e os respectivos prazos. Uma TTD, porém, não pode ser aplicada a todos os casos indiscriminadamente: uma organização deve contar com especialistas aptos a detectarem as necessidades de cada frente de negócio, a documentação referente a cada área, atividade e/ou processo e só aí estabelecer o período pelo qual cada item do acervo deverá ser guardado.

 

Há períodos de referência, que servem para projetar uma ideia do prazo esperado para variados tipos de documento. A lista abaixo não é completa e os prazos são sugeridos, considerando nossa vivência na área (em alguns casos, por exemplo, extrapolam o que define a legislação). Veja:

 

(Clique para ampliar).

 

Se, por qualquer motivo, a Justiça do Trabalho exige que os documentos acima sejam apresentados, mas a empresa não consegue encontrá-los — ou já nem sequer os possui —, as chances de problemas aumentam bastante. Além de multas, a organização pode ter de pagar indenizações e ser responsabilizada por danos dos mais diversos tipos causados a colaboradores atuais ou antigos. Mais do que dinheiro, muito tempo pode ser perdido quando um negócio não está pronto para essas situações nem conta com experts capazes de manter a documentação em ordem.

 

(Imagem via Max Pixel).

 


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