Mais do que meras facilidades, bancos de dados acabaram por se tornar peças fundamentais para departamentos jurídicos de múltiplas organizações, porque podem abranger um universo complexo, com diversos tipos de documentos, tanto em pequenos negócios quanto nas companhias de grande porte.
Então por que esse recurso também é frequentemente apontado como origem de falhas e inconsistências que podem pôr a perder desde processos inteiros até a reputação de uma empresa?
Um ponto básico para começar a responder a essa pergunta é a pluralidade de sistemas disponíveis no mercado para se organizarem informações de natureza jurídica. Existem várias interfaces, nem sempre compatíveis entre si, o que gera “conflitos” entre dois ou mais bancos de dados, como no caso de uma empresa voltada para o varejo que adota determinada ferramenta e contrata uma consultoria externa ou um escritório de advogados que adota outra.
Se os arquivos e/ou registros de diferentes fontes não conseguirem ser assimilados automaticamente, pessoas especializadas devem entrar em ação: apenas o trabalho profissional voltado para resolver essa assimetria é capaz de olhar para a descrição de um arquivo ou documento e reinseri-la em outro sistema, prestando atenção aos campos essenciais a serem preenchidos e às particularidades de cada plataforma.
No entanto, além do hardware (as máquinas) e dos softwares (os programas de computador), merece atenção o peopleware. Ou seja, as pessoas que abastecem, atualizam e consultam os bancos de dados cotidianamente.
É bastante frequente que o preenchimento de fichas fique relegado a um segundo plano, tornando impossível o acompanhamento à distância de um processo. Quando se negligenciam as atualizações dos bancos de dados, os resultados são relatórios absurdos, com números díspares, muito maiores ou menores do que deveriam ser, gerando problemas de gestão e até mesmo ocultando passivos.
E o acréscimo periódico de informações não se limita a registrar a chegada de documentos completamente novos. Deve abranger, também, aditivos de contratos, por exemplo. Estar alerta quanto à data de vencimento de declarações, acordos e certidões é igualmente importante para garantir que serviços e gastos sejam descontinuados ou renovados pela empresa.
Você tem prestado atenção à eficácia e à atualização dos bancos de dados utilizados no dia a dia do seu negócio? Uma resposta afirmativa a essa questão é o começo para evitar os problemas descritos na outra pergunta, aquela feita no começo do texto. Esse cuidado com a organização dos documentos é o que garante que as falhas vão ser minimizadas e que os sistemas adotados pela empresa se manterão consistentes e úteis.
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