Soluções

Você já precisou de uma informação importante e demorou muito tempo para achá-la ou não a encontrou?

Você tem pilhas de papéis em sua mesa, dentro de armários e gavetas e não sabe o que fazer, onde guardar e se pode descartá-los?

A convivência com a desorganização atrapalha sua produtividade?

Você já gravou ou digitalizou documentos importantes na rede e não conseguiu mais encontrá-los quando precisou?

A Redata estrutura e organiza arquivos, bibliotecas e centros de documentação de acordo com as necessidades específicas e a realidade de cada cliente, para que a sua empresa possa explorar todo o potencial de informação que detém.

Oferece também o Manual de Gestão do sistema implantado e módulos específicos de treinamento para que a continuidade do projeto possa ser efetuada pelas próprias empresas contratantes, ou com nossa supervisão e acompanhamento.


Principais serviços

Mapeamento de processos e elaboração de procedimentos: diagnóstico, projeto, implantação de sistemas de informação e documentação e gestão dos projetos implantados (manutenção).

Arquivos administrativos, técnicos, históricos ou especializados, bibliotecas, centros de documentação , centros de memória (levantamento e organização de documentos relacionados à história e à memória empresarial) e acervos de imagens (fotos, vídeos, filmes etc.).


Arquivos Eletrônicos e Digitais

Elaboração de plano de classificação ou taxonomia corporativa, garantindo facilidade no acesso, assertividade na busca e governança adequada das informações.


Benefícios

Controlar o crescimento do arquivo físico.


Otimizar o espaço necessário para a guarda de documentos.


Permitir a rastreabilidade dos documentos.


Tornar o processo de gestão mais inteligente, controlando documentos gerados e adquiridos pela organização.


Agilizar a consulta e recuperação das informações e mitigar riscos relacionados, por exemplo, aos acervos fiscais, contábeis, trabalhistas e jurídicos.


Aumentar a produtividade com a busca assertiva de informações.


Gerar autonomia dos usuários na recuperação dos documentos.


Padronizar a classificação dos documentos.


Intensificar a troca de conhecimento.


Identificar e disponibilizar o conhecimento gerado na empresa interna e/ou externamente.


Preservar a memória da empresa.


Facilitar a governança dos processos.


Metodologia Redata

A metodologia adotada para implantar a política de gestão documental permite padronizar a classificação das informações, agilizar o acesso e a recuperação de documentos e tornar o conhecimento gerado na empresa acessível aos colaboradores. Ela é dividida em quatro fases:


DIAGNÓSTICO: ARQUIVOS FÍSICOS E ELETRÔNICOS

Avaliação de dificuldades, fluxo de trabalho e tipos de documento.


CLASSIFICAÇÃO & PROCEDIMENTOS

Elaboração de Procedimentos, Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade Documental (TTD).


IMPLANTAÇÃO

Organização do arquivo de acordo com procedimentos acordados e aplicação da TTD.


TREINAMENTO

Treinamento dos colaboradores e/ou usuários envolvidos no processo.