A gestão de documentos empresariais é um desafio constante que impacta diretamente a eficiência operacional das organizações. A Associação Brasileira de Gestão de Documentos (ABGD) identificou, por meio de uma pesquisa detalhada, nove pontos fracos que destacam as consequências da negligência na administração de arquivos.
- A quantidade de arquivos ativos aumenta anualmente em 25%, revelando a crescente necessidade de estratégias eficazes de gestão de documentos empresariais.
- Gestores, resultando em problemas como armazenamento inadequado e desorganização, prejudicam a eficiência operacional, perdendo, em média, quatro semanas anuais buscando informações.
- Funcionários afetam a produtividade dedicando até duas horas diárias à busca de documentos extraviados entre os departamentos.
- Pode-se considerar obsoletas pelo menos duas em cada três informações armazenadas, possibilitando a remoção para otimizar espaço e recursos.
- A perda ou extravio por descaso de 3% a 5% dos arquivos destaca a necessidade de sistemas de organização eficazes.
- Recriar um documento representa um investimento significativo, com o custo médio sendo de 120 dólares, evidenciando a importância de uma gestão documental eficiente.
- Cerca de 7,5% do expediente é utilizado na busca de arquivos no computador, tempo que poderia ser mais produtivo.
- Fotocópias impressas desnecessárias representam um desperdício de recursos materiais, totalizando 37%.
- Grandes organizações destacam a urgência de implementar suporte profissional, perdendo um documento a cada 12 segundos.
Uma eficiente gestão de documentos empresariais não apenas soluciona os desafios mencionados, mas também transforma o cenário empresarial, promovendo eficiência operacional e garantindo a integridade da documentação corporativa.
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