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9 fatos que explicam por que é tão difícil organizar informações numa empresa

quinta-feira, 21 de julho de 2016

 

Arrumar papéis amontados sobre uma escrivaninha ou ajeitar numa gaveta de casa as contas pagas e a pagar podem ser tarefas relativamente fáceis, ainda que nem sempre convidativas.

 

Mas, quando estão em jogo os documentos essenciais para uma instituição, seja ela pública ou privada, as dimensões da papelada se ampliam — assim como a importância de mantê-la em ordem e a urgência ao precisar de um dado específico.

 

Duvida?

 

A Associação Brasileira de Gestão de Documentos (ABGD) listou, a partir de uma pesquisa realizada em empresas, pontos fracos das corporações causados justamente pela falta de cuidado com arquivos e acervos. Confira e repense:

 

1. A quantidade de arquivos ativos (aqueles aos quais se recorre com mais frequência) cresce na proporção de 25% ao ano;

 

2. Gestores gastam, em média, quatro semanas inteiras por ano procurando informações, por causa de problemas como o armazenamento inadequado e a desorganização dos arquivos;

 

3. Funcionários podem perder até duas horas por dia procurando por documentos extraviados entre os departamentos da firma;

 

4. Pelo menos duas em cada três informações guardadas pelas empresas em suas próprias dependências poderiam ser removidas (ou mesmo destruídas!) por serem obsoletas;

 

5. Entre 3% e 5% dos arquivos de uma empresa são perdidos ou extraviados por puro descaso;

 

6. O custo médio de recriação de um documento é de 120 dólares (aproximadamente de 485 reais, pelo câmbio atual);

 

7. As pessoas passam cerca de 7,5% do expediente em frente ao computador só para procurar arquivos;

 

8. 37% das fotocópias impressas são completamente desnecessárias;

 

9. Grandes organizações perdem um documento a cada 12 segundos. Em casos assim, suporte profissional é essencial.

 


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