Você já refletiu sobre como a organização dos documentos impacta diretamente o sucesso do planejamento anual da sua empresa? Muitas vezes, o acúmulo de arquivos sem critérios claros de retenção ou descarte pode gerar atrasos, custos desnecessários e até riscos legais.
A temporalidade documental é um conceito essencial para evitar esses problemas. Trata-se de entender e definir o tempo de guarda de cada documento, organizando-os de forma estratégica para atender às demandas legais, operacionais e históricas. Na Redata, ajudamos empresas a implementar essa prática para garantir mais eficiência e segurança.
O que é Temporalidade Documental?
A temporalidade documental é a definição do tempo de vida útil de um documento. Ela determina por quanto tempo ele deve ser mantido, seja para uso corrente, atendimento a obrigações legais ou preservação histórica.
Os documentos podem ser classificados em três fases principais:
- Corrente: São os documentos usados no dia a dia, como contratos ativos e relatórios recentes.
- Intermediária: Documentos que já cumpriram sua função principal, mas precisam ser mantidos por um período definido, como balanços fiscais ou contratos encerrados.
- Permanente: Arquivos que nunca devem ser descartados, pois possuem valor histórico, administrativo ou jurídico.
Na prática, essa classificação permite à sua empresa gerenciar documentos com mais eficiência, reduzindo custos e riscos, enquanto melhora a acessibilidade às informações relevantes.
Como a Temporalidade Documental Contribui para o Planejamento Anual
Quando aplicada corretamente, a temporalidade documental torna o planejamento anual mais estruturado e assertivo. Aqui estão os principais benefícios:
- Redução de custos operacionais: Ao descartar documentos desnecessários e organizar os essenciais, sua empresa economiza espaço e recursos.
- Cumprimento de exigências legais: Manter documentos dentro dos prazos determinados evita sanções e multas.
- Decisões mais estratégicas: A organização documental proporciona acesso rápido às informações necessárias para decisões gerenciais.
- Maior segurança jurídica: Saber quais documentos devem ser arquivados e por quanto tempo reduz riscos em auditorias e processos legais.
Na Redata, entendemos que cada empresa tem suas particularidades e necessidades. Por isso, oferecemos soluções personalizadas para organizar, classificar e gerenciar seus documentos com base na temporalidade.
Exemplos de Temporalidade Documental na Prática
A aplicação desse conceito varia conforme o setor e as demandas específicas de cada empresa. Alguns exemplos:
- Financeiro: Documentos como notas fiscais e relatórios contábeis devem ser mantidos por períodos determinados pela legislação fiscal.
- Recursos Humanos: Contratos de trabalho, folhas de pagamento e registros de colaboradores precisam ser organizados para atender a obrigações trabalhistas.
- Gestão de Projetos: Relatórios e contratos de projetos devem ser arquivados para futuras consultas e prestação de contas.
Com a ajuda da Redata, sua empresa pode implementar práticas de temporalidade documental de forma eficiente, atendendo às regulamentações e simplificando processos internos.
A importância da temporalidade documental
A temporalidade documental é uma ferramenta indispensável para garantir que o planejamento anual da sua empresa seja eficiente e seguro. Além de otimizar a gestão de informações, ela proporciona mais clareza e tranquilidade para focar no que realmente importa: o crescimento do seu negócio.
💡 Conte com a Redata para organizar seus documentos e implementar práticas de gestão documental alinhadas às suas metas e necessidades. Estamos prontos para ajudar sua empresa a transformar desafios em oportunidades. Entre em contato e saiba como podemos ajudar sua empresa.
