Você sabe qual é a diferença entre dado, documento e informação? Apesar de muitas vezes parecerem conceitos similares, os termos possuem significados diferentes e a aplicação correta deles pode beneficiar muito a gestão de uma empresa. Por exemplo, dados são elementos brutos, como símbolos e observações que, fora de contexto, não dizem nada. Assim, dados, elementos brutos, tornam-se informação quando contextualizados através da gestão documental.
Métodos e técnicas específicos para esse trabalho proporcionam segurança e confiabilidade na tomada de decisões. Sendo assim, para ajudar os interessados no assunto a entender melhor os principais conceitos desse universo, o Conselho Nacional de Arquivo (Conarq) preparou um glossário técnico voltado para documentos arquivísticos. Esse instrumento tem como objetivo definir termos utilizados na gestão documental levando em consideração áreas do conhecimento como tecnologia da informação e arquivologia. Conheça algumas das principais definições ligadas à gestão da informação, segundo o texto.
Conheça nosso Glossário de Termos da Gestão Documental
Armazenamento: Guarda de documentos arquivísticos em local apropriado.
Arquivamento: Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de documentos ou ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitação.
Arquivo: Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. Também pode ser a instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documento arquivístico.
Conhecimento: Processamento da informação.
Contexto: Ambiente em que ocorre a ação registrada no documento. Na análise do contexto de um documento arquivístico, o foco deixa de ser o documento em si e passa a abranger toda a estrutura que o envolve, ou seja, seu contexto documental, jurídico-administrativo, de procedimentos, de proveniência e tecnológico.
Dado: Representação de todo e qualquer elemento de conteúdo cognitivo, passível de ser comunicada, processada e interpretada de forma manual ou automática.
Documento: Unidade de registro de informações, qualquer que seja o formato ou o suporte.
Documento Arquivístico: Documento produzido (elaborado ou recebido), no curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência.
Eliminação: Destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor para a guarda permanente, impedindo qualquer possiblidade de reconstrução.
Forma Documental: Regras de representação de acordo com as quais o conteúdo de um documento arquivístico, seu contexto administrativo e documental, e sua autoridade são comunicados. A forma documental possui elementos intrínsecos e extrínsecos.
Gestão Arquivística de Documentos: Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos arquivísticos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Identidade: Conjunto dos atributos de um documento arquivístico que o caracterizam como único e o diferenciam de outros documentos arquivísticos.
Informação: Elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contidos num documento.
Item Documental: Menor unidade arquivística intelectualmente indivisível.
Migração: Conjunto de procedimentos e técnicas para assegurar a capacidade de os documentos digitais serem acessados face às mudanças tecnológicas.
Objeto Digital: Unidade de informação em formato digital composta de uma ou mais cadeia de bits e de metadados que a identificam e descrevem suas propriedades.
Pacote de Informação: Contêiner conceitual definido no modelo OAIS, formado por informação de conteúdo, informação descritiva de preservação, informação de empacotamento e informação descritiva.
Plano de Classificação: Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido.
Processo: Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade.
Registro: Procedimento que formaliza a captura do documento arquivístico no sistema de gestão, arquivística por meio da atribuição de um identificador único e de outros metadados que descrevem o documento.
Sistema de Gestão Arquivística de Documentos: Conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a eficácia da gestão arquivística de documentos.
Sistema de Informação: Conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e provêm acesso à informação.
Então, você conhecia a definição de todos esses conceitos? Para ajudar a colocá-los em prática e potencializar a gestão da informação da sua empresa, certamente conte com os serviços da Redata. Há 35 anos, apoiamos empresas para que possam explorar os benefícios da gestão da informação.
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