A transição para o presente, os acervos digitais nas empresas não são mais uma visão futura, mas uma realidade. Mesmo a pandemia da COVID-19 destacou a necessidade de recorrer a recursos eletrônicos e ferramentas online para manter a continuidade dos processos, independentemente do porte e do setor do negócio.
Enquanto a marcha rumo ao digital se mostra irreversível, a maneira como esse tipo de projeto vem sendo implementado inspira certa preocupação. Os requisitos básicos estão disponíveis: computadores e conexão à internet. O que falta são justamente grandes modelos, inteligíveis entre si, capazes de sistematizar o arquivamento digital.
Em outras palavras: se os acervos digitais são o futuro para o qual todos caminhamos, por que o presente ainda é tão caótico? O que está faltando para a desorganização preponderante hoje se tornar a gama de sistemas inteligentes que esperamos gerenciar?
Desafios na Organização Eficiente de Acervos Digitais
Uma resposta eficaz inicia-se com a implementação de uma forma de organização da informação digital que seja disciplinada, ordeira e flexível, capaz de abranger os diversos itens relevantes em um negócio. O sistema aplicado às ferramentas eletrônicas também deve conseguir comportar as inovações da empresa, que muitas vezes desafiam a ordem preestabelecida.
Para assegurar que um acervo digital chegue mais perto desse ideal, ao menos três cuidados são essenciais.
Em primeiro lugar, é preciso contar com mão de obra especializada. Profissionais da ciência da informação, arquivistas, bibliotecários em parceria com outros profissionais. Pessoas com habilidades lógicas e experiência do usuário (UX) são necessárias. Elas devem operar computadores e acervos de maneira inspirada e sagaz. Ao lidar com arquivos, é fundamental não deixar o cérebro no “piloto automático”.
Em segundo lugar, devem-se testar as interfaces criadas para a organização da informação. Mais uma vez, a UX pode ajudar bastante. É preciso uma amostra representativa (de funcionários, ou de clientes, ou de ambos) para verificar se o sistema criado faz sentido, se é fácil de usar, se conta com vocabulário e recursos gráficos amplamente compreendidos — a famosa “intuitividade”.
Finalmente, é crucial investir em treinamentos e reciclagens. O tempo investido em ensinar, reforçar, e renovar a utilização do acervo digital é menor do que o tempo a ser gasto caso se mantenha o acervo desorganizado, ou caso um item esteja faltando e se revele urgentemente necessário. Entender essa parte é importante, porque é o que diferencia um trato amador de uma gestão profissional de arquivos corporativos.
Ainda não existe uma fórmula para tornar acervos digitais totalmente lógicos e intercomunicáveis. É o tipo de avanço que só virá com o tempo, por meio de tentativa e erro. Mas é, também, um caminho que passa pelos passos descritos acima.
