Dentro da administração de um negócio, processos bem delineados de gestão da informação podem trazer diversos benefícios para uma empresa. A gestão documental pode impactar a economia de uma empresa. Isso porque esse fluxo organizacional envolve atividades de planejamento, organização, controle, disponibilização e disseminação das informações, visando facilitar a tomada de decisões.
Quer ver como isso funciona na prática? Veja três exemplos:
4 Maneiras da Gestão da Informação Impactar os Custos Empresariais
- Economia de papel: De acordo com um levantamento realizado pela Associação para a Gestão de Informação e Imagem (AIIM), gastos com a utilização do papel (que envolvem material de escritório, tinta para impressão e energia elétrica) podem utilizar até 20% da receita da uma empresa. Com a gestão da informação pode-se evitar impressões, reimpressões e cópias desnecessárias. Além disso, possibilita identificar quais documentos podem ser gerados e mantidos apenas digitalmente, sem a necessidade de uma versão física, levando a mais economia.
- Tempo: Outro recurso que as organizações muitas vezes têm dificuldade em contabilizar é o tempo. Quando a organização de arquivos não é realizada da maneira apropriada, os colaboradores podem passar longos períodos procurando por documentos, diminuindo a produtividade e impactando negativamente nas metas internas. A gestão da informação possibilita que as informações sejam encontradas rapidamente e que o tempo do colaborador seja utilizado em tarefas mais produtivas.
- Multas e juros por atrasos: A desorganização documental também pode fazer com as empresas tenham que pagar encargos após auditorias e outros processos de fiscalização quando não conseguem encontrar documentos. A Redata já ajudou um cliente, por exemplo, a evitar o pagamento de uma multa de milhares de reais por localizar um documento comprobatório que a empresa não localizava.
- Despesas com emissões de documentos já existentes: Quando os arquivos não estão ordenados e identificados de maneira clara, é possível que as empresas tenham retrabalho e custos extras com novas emissões de documentos que já existem. Recentemente, a Redata conseguiu identificar o produto documental de um serviço que o cliente estava prestes a contratar novamente por não encontrar a documentação produzida. A gestão da informação entra para realizar a organização dos dados armazenados, a implantação de repositórios ou sistemas especialistas e de procedimentos relacionados ao fluxo de documentos e registros.
O papel da Redata
Há 35 anos, a Redata apoia empresas para que possam explorar os benefícios da gestão da informação. Oferecemos a implantação de procedimentos de gestão da informação integrada para arquivos físicos e eletrônicos/digitais. Além disso, realizamos a interface com as empresas de guarda externa contratadas pelo cliente.
Assim, o caminho entre arquivos, informações e responsáveis pelos processos fica evidenciado e rastreável. Sendo assim, a gestão mais eficaz e resulta numa melhor tomada de decisões. Quer conhecer as soluções que a Redata oferece para aumentar a eficiência do seu negócio? Visite nosso site e siga-nos nas redes sociais!
