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Como as informações em ordem ajudam empresas a “apagar incêndios”

À esquerda, dois bombeiros uniformizados da cabeça aos pés miram um potente jato de água para as chamas no lado direito da imagem.

Incêndio no Museu Nacional, rompimento de (mais) uma barragem operada pela Vale, fogo em um centro de treinamento do Flamengo, queda do helicóptero que transportava (também) o jornalista Ricardo Boechat. Enquanto alguns consideram que essa sucessão de episódios tristes sinaliza um momento ruim para o país como um todo, a verdade é que, por trás desses casos, há dois velhos conhecidos dos brasileiros: o excesso de burocratização do poder público e a falta de consciência da iniciativa privada. Então, você sabe onde os Documentos Regulatórios se encaixam?


Além de deixarem um rastro de vítimas e danos morais e materiais, tais eventos resultam justamente da negligência que a organização da informação tanto combate. Em todos os casos mencionados acima, há certos tipos de documentos regulatórios que são essenciais para prestar satisfação às autoridades — e, por extensão, à sociedade como um todo.

A lista inclui:

  • alvarás de funcionamento;
  • laudos de monitoramento;
  • licenças, como a ambiental e a da vigilância sanitária;
  • certificados, como o de conformidade, expedido pelo Corpo de Bombeiros.

Obter e renovar esses documentos é um esforço à parte. Então, o problema mesmo está em mantê-los em ordem e à mão.

Um erro bastante comum no meio corporativo consiste em terceirizar a guarda desses papéis. Sendo assim, isso pode solucionar a questão do espaço, que é necessário para manter tantas autorizações.

Porém, gera um passivo de outra ordem, mais silencioso e, por isso, mais perigoso: corre-se o risco de se terceirizarem também as responsabilidades pelos itens mantidos à distância. Empresas de guarda são excelentes para armazenar documentos, mas não necessariamente para organizá-los, nem recuperá-los, muito menos para acessá-los rapidamente em circunstâncias críticas.

Se, por um lado, persistem no poder público insolvências de várias ordens quando o assunto é fiscalização, por outro à iniciativa privada cabe fazer a sua parte. Ou seja, assumir a responsabilidade pelos documentos que detém, inclusive para atualizá-los quando necessário e para tê-los à disposição caso seja cobrada. O mesmo, claro, vale para órgãos públicos que também são (ou deveriam ser) vistoriados regularmente, como museus, escolas, entidades administrativas etc.

O local onde você trabalha está no controle dos próprios documentos regulatórios? Então conte para nós na seção de comentários.

 

 

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