Incêndio no Museu Nacional, rompimento de (mais) uma barragem operada pela Vale, fogo em um centro de treinamento do Flamengo, queda do helicóptero que transportava (também) o jornalista Ricardo Boechat. Enquanto alguns consideram que essa sucessão de episódios tristes sinaliza um momento ruim para o país como um todo, a verdade é que, por trás desses casos, há dois velhos conhecidos dos brasileiros: o excesso de burocratização do poder público e a falta de consciência da iniciativa privada. Então, você sabe onde os Documentos Regulatórios se encaixam?
Além de deixarem um rastro de vítimas e danos morais e materiais, tais eventos resultam justamente da negligência que a organização da informação tanto combate. Em todos os casos mencionados acima, há certos tipos de documentos regulatórios que são essenciais para prestar satisfação às autoridades — e, por extensão, à sociedade como um todo.
A lista inclui:
- alvarás de funcionamento;
- laudos de monitoramento;
- licenças, como a ambiental e a da vigilância sanitária;
- certificados, como o de conformidade, expedido pelo Corpo de Bombeiros.
Obter e renovar esses documentos é um esforço à parte. Então, o problema mesmo está em mantê-los em ordem e à mão.
Um erro bastante comum no meio corporativo consiste em terceirizar a guarda desses papéis. Sendo assim, isso pode solucionar a questão do espaço, que é necessário para manter tantas autorizações.
Porém, gera um passivo de outra ordem, mais silencioso e, por isso, mais perigoso: corre-se o risco de se terceirizarem também as responsabilidades pelos itens mantidos à distância. Empresas de guarda são excelentes para armazenar documentos, mas não necessariamente para organizá-los, nem recuperá-los, muito menos para acessá-los rapidamente em circunstâncias críticas.
Se, por um lado, persistem no poder público insolvências de várias ordens quando o assunto é fiscalização, por outro à iniciativa privada cabe fazer a sua parte. Ou seja, assumir a responsabilidade pelos documentos que detém, inclusive para atualizá-los quando necessário e para tê-los à disposição caso seja cobrada. O mesmo, claro, vale para órgãos públicos que também são (ou deveriam ser) vistoriados regularmente, como museus, escolas, entidades administrativas etc.
O local onde você trabalha está no controle dos próprios documentos regulatórios? Então conte para nós na seção de comentários.
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