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Como desorganizar a sua empresa em 5 passos

quinta-feira, 21 de julho de 2016

Não, você não leu incorretamente o título acima.

Desta vez, vamos apontar cinco práticas desastrosas quando o assunto é organização de informação em um ambiente corporativo. A saber:

Use a crise como desculpa.

Não existe nada mais cômodo num momento de turbulência (econômica, política, nacional, internacional etc.) do que responsabilizar exclusivamente as circunstâncias por aquilo que dá errado em uma iniciativa privada. Fatores externos jamais devem ser desprezados, mas isso nunca será desculpa para manter a casa em desordem do portão para dentro. Pelo contrário: informações organizadas geram economia de custos e despesas, além de garantir competitividade num cenário mais instável.

Guarde tudo em caixas, divididas por mês e ano.

Esta pegadinha ainda faz muitas empresas de bobas. Para qualquer negócio que tenha de médio porte para cima, é necessário conceber e implantar um sistema organizativo mais complexo. Deve-se detalhar os tipos de documentos a serem armazenados, cuidar da preservação deles de acordo com a tabela de temporalidade vigente e aplicável, e, sobretudo, torná-los acessíveis. Isso quer dizer que, mais do que guardar, é preciso saber como encontrar as informações certas na hora certa.

Esqueça os documentos numa saleta qualquer.

Acredite: há empresas que pensam que isso é organizar informação. Ou, pior, expõem folhas sulfite à ação de cafezinhos derramados acidentalmente e outros incidentes do gênero. A integridade física dos documentos é imprescindível — sobretudo quando, diante do fisco ou mesmo da Justiça, um dado precioso estiver apagado ou ilegível por mero descaso. Acidentes acontecem, mas problemas sistemáticos precisam ser cortados pela raiz. Agora mesmo.

Ponha tudo “na nuvem” e pense que seus problemas acabaram.

Digitalizar e armazenar arquivos online, além de reduzir as agressões ao nosso planeta, costuma facilitar e agilizar o acesso a documentos, especialmente em empresas que atuam em diferentes partes do globo. Isso é ótimo. Mas supor que documentos “na nuvem” não requerem organização nenhuma é péssimo. Assim como no mundo offline, o mundo online também exige inteligência e tempo para ser ordenado. E não se esqueça de que backups são indispensáveis — a que mais recorrer caso os servidores pifem?

Deixe a organização a cargo de qualquer funcionário.

Se você não tem pessoal especializado em organização de informação e apenas delega esta atividade como secundária — ou mesmo terciária — a um(a) colaborador(a), como esperar que o fluxo esteja na devida ordem? Trazer harmonia e inteligência ao ciclo de informações de uma firma requer intelecto, técnicas apropriadas e muita dedicação. Caso sua corporação não disponha de gente com esse perfil, terceirizar é certamente uma opção a ser considerada.


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