Como deve ser a gestão eficaz de arquivos?

Gestão eficaz de arquivos

A administração eficaz de arquivos exige metodologias e técnicas específicas de  arquivamento, controle, consulta e eliminação segura. Muitos acreditam que a organização é um traço de personalidade que varia de acordo com cada pessoa, mas, quando o assunto é documento, a aplicação dessas metodologias é o único meio de garantir acesso rápido à informação desejada.

Pessoas que organizam papéis de acordo com suas intuições, na verdade, não organizam. Geralmente, quem se encontra facilmente em meio a ambientes desorganizados é quem desorganizou. No entanto, quando se trata do mundo corporativo, a eficiência na gestão de arquivos passa por processos sistematizados e rastreáveis, formalizados em políticas e procedimentos institucionais, ao alcance de todos que precisam acessar as informações.

Aplicando a gestão eficaz

O primeiro passo para uma gestão eficaz de arquivos é a imersão no cotidiano da empresa. Além de obter as informações de negócio, é preciso entender a dinâmica de trabalho das equipes envolvidas. Quais são os processos de negócio e os documentos produzidos? Como esses documentos são organizados? Quais os pontos de aprendizado que devem ser mapeados e registrados? Ao responder essas questões, as etapas seguintes são elaborar normas e procedimentos, validá-los e implantá-los.

A implantação da gestão documental envolve, na maior parte dos casos, o descarte de alguns documentos. Por isso, precisa respeitar normas criteriosas de privacidade e governança, além de uma Tabela de Temporalidade Documental, elaborada sob medida, e aprovada, com base na legislação vigente. Todo esse processo de curadoria de arquivos deve obedecer a critérios rígidos de seleção e controle de qualidade. 

Todos os documentos precisam ser avaliados com atenção para eliminar o risco de erros durante a triagem. É importante que o processo seja registrado em ata de eliminação com a assinatura dos responsáveis, possibilitando respaldo jurídico às partes.

A eliminação de documentos importantes pode trazer consequências graves. Veja alguns exemplos:

  • Muitas empresas são multadas pela má gestão de dados pessoais de funcionários e clientes. O armazenamento correto destes documentos é imprescindível para manter o seu negócio em compliance com a Lei Geral de Proteção de Dados.
  • Documentos societários e de constituição das empresas: registram fatos e decisões relevantes das empresas como reforma de estatuto social, aumento ou diminuição de capital, cisão ou fusão das companhias, mudanças nas composições dos conselhos e diretoria, entre outras. São de guarda permanente, pois registram a história das empresas. Mantê-los bem organizados confere transparência e eficiência na disponibilização das informações quando necessário.
  • Contas a pagar: É comum que muitas contas cheguem, ainda, por correspondência e nem sempre quem recebe é o responsável por pagar. Por isso, muitas vezes este tipo de documento pode ser misturado a uma pilha de papéis e esquecido, o que pode resultar em juros e multas.

Quer conhecer outros recursos de gestão eficaz de arquivos? 

Conheça a Redata, nossas soluções e confira nossas redes sociais!