A administração eficaz de arquivos exige metodologias e técnicas específicas de arquivamento, controle, consulta e eliminação segura. Muitos acreditam que a organização é um traço de personalidade que varia de acordo com cada pessoa, mas, quando o assunto é documento, a aplicação dessas metodologias é o único meio de garantir acesso rápido à informação desejada.
Pessoas que organizam papéis de acordo com suas intuições, na verdade, não organizam. Geralmente, quem se encontra facilmente em meio a ambientes desorganizados é quem desorganizou. No entanto, quando se trata do mundo corporativo, a eficiência na gestão de arquivos passa por processos sistematizados e rastreáveis, formalizados em políticas e procedimentos institucionais, ao alcance de todos que precisam acessar as informações.
Aplicando a gestão eficaz
O primeiro passo para uma gestão eficaz de arquivos é a imersão no cotidiano da empresa. Além de obter as informações de negócio, é preciso entender a dinâmica de trabalho das equipes envolvidas. Quais são os processos de negócio e os documentos produzidos? Como esses documentos são organizados? Quais os pontos de aprendizado que devem ser mapeados e registrados? Ao responder essas questões, as etapas seguintes são elaborar normas e procedimentos, validá-los e implantá-los.
A implantação da gestão documental envolve, na maior parte dos casos, o descarte de alguns documentos. Por isso, precisa respeitar normas criteriosas de privacidade e governança, além de uma Tabela de Temporalidade Documental, elaborada sob medida, e aprovada, com base na legislação vigente. Todo esse processo de curadoria de arquivos deve obedecer a critérios rígidos de seleção e controle de qualidade.
Todos os documentos precisam ser avaliados com atenção para eliminar o risco de erros durante a triagem. É importante que o processo seja registrado em ata de eliminação com a assinatura dos responsáveis, possibilitando respaldo jurídico às partes.
Sobre o descarte de documentos
A eliminação de documentos importantes pode trazer consequências graves. Veja alguns exemplos:
- A má gestão de dados pessoais de funcionários e clientes resulta em multas para muitas empresas.Por isso o armazenamento correto destes documentos é imprescindível para manter o seu negócio em compliance com a Lei Geral de Proteção de Dados.
- Documentos societários e de constituição das empresas registram fatos e decisões relevantes das empresas como reforma de estatuto social, aumento ou diminuição de capital, cisão ou fusão das companhias, mudanças nas composições dos conselhos e diretoria, entre outras. São de guarda permanente, pois registram a história das empresas. Mantê-los bem organizados confere transparência e eficiência na disponibilização das informações quando necessário.
- Na gestão de contas a pagar, o recebimento de muitas faturas acontece por correspondência, e nem sempre o destinatário é o responsável pelo pagamento. Isso pode levar a documentos sendo inadvertidamente misturados a uma pilha de papéis, resultando em esquecimento e potenciais juros e multas.
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