Como fazer a gestão documental de arquivos produzidos em home office

A pandemia da Covid-19 forçou empresas a adaptarem prontamente seus modelos de trabalho, levando muitos profissionais a adotarem o home office (ou trabalho em casa). De acordo com o Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (Ipea), 8,2 milhões de brasileiros trabalharam de forma remota entre maio e novembro de 2020. Depois disso, muitas organizações flexibilizaram essas possibilidades adotando definitivamente o home office ou a modalidade híbrida.

Nesse cenário, um dos grandes desafios para os profissionais que atuam à distância é a organização das informações produzidas nos processos de negócio. Isso se torna ainda mais difícil quando as empresas não possuem ferramentas de gestão documental que auxiliem na troca de informações e documentos, podendo resultar em perda de tempo, retrabalho e queda na produtividade. Além disso, a falta de controle dos arquivos pode causar a perda de informações importantes e o comprometimento da segurança de dados.

Na nossa última enquete realizada no Linkedin, a maioria dos participantes respondeu que gerencia os documentos produzidos em home office por meio da guarda e compartilhamento em nuvem. Seja no online ou com arquivos físicos, os documentos possuem um ciclo de vida e devem ser organizados de acordo com suas especificidades. No contexto digital, as organizações precisam mapear seu fluxo de produção documental para garantir que as informações sejam rastreáveis e facilmente acessíveis pela equipe responsável.

A maneira mais prática de realizar isso é por meio da gestão de documentos, que consiste na aplicação de metodologias específicas de arquivamento, controle, consulta e eliminação segura. O método que mais se adequa a cada organização depende das particularidades de cada negócio. Por isso, é importante que as instituições busquem especialistas que consigam ajustar esse processo, proporcionando um ambiente digital que facilite a organização dos documentos, a administração e o acesso às informações por meio da elaboração de uma taxonomia (ou arquitetura da informação) personalizada que vincule os processos de negócio aos documentos gerados, e considere as permissões de acesso, seguindo as premissas legais.

Para as empresas que ainda não conseguiram se inserir no mundo digital ou precisam adaptar seus processos ao novo contexto, a Redata implanta metodologias adequadas de arquivamento para possibilitar consultas ágeis. Estudamos o método de organização ideal para o seu tipo de negócio e oferecemos suporte para a equipe ou o responsável pela gestão.

Há 35 anos, a Redata oferece às empresas soluções para a organização de acervos corporativos, possibilitando a utilização de toda a inteligência contida nos documentos. Seja o seu acervo físico ou eletrônico, oferecemos, também, serviços de manutenção ao projeto implantado.

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