Descartar certos registros muitas vezes é a opção mais segura. Porém é crucial basear a decisão de quais documentos manter na Tabela de Temporalidade. Além de atender às boas práticas de compliance, fazer a triagem correta antes de descartar determinados documentos pode evitar que informações sigilosas caiam em mãos erradas. Conforme já falamos em nosso blog, “o lixo de uma pessoa pode ser o tesouro de outra”. É por isso que a gestão documental e a orientação sobre o descarte correto são vitais para a Redata.
A aceleração de projetos de digitalização de documentos também implica em uma grande procura por alternativas de descarte mais sustentáveis. Após a digitalização de determinados arquivos, é crucial prestar atenção aos metadados descritivos de cada item e ao ciclo de vida dos documentos. O Decreto 10.278/2020 regulamenta as técnicas e requisitos para a digitalização. No Art. 9º, que aborda o descarte, o decreto inclui ressalva sobre o valor histórico, que também é levado em conta na gestão documental eficiente. Então, desfazer-se de arquivos após escaneados, sem a aplicação criteriosa da legislação, é uma falha de governança que tem afetado de forma negativa as empresas que não percebem a real importância da gestão documental.
Empresas aderentes às práticas de ESG e sustentabilidade enxergam o momento como ideal para atentar-se sobre o descarte correto de arquivos. A conscientização sobre as mudanças climáticas afetou o modo como as pessoas costumavam livrar-se de papéis: antes, era comum atear fogo sobre documentos antigos. Hoje, esta prática é altamente desaconselhada. Isso porque a fumaça do papel, tinta e outros componentes dos arquivos físicos contém toxicidade e fazem mal à saúde se inalados. A carbonização afeta o nosso planeta, que a cada ano sofre mais consequências da ação humana.
Especialistas em reciclagem recomendam uma alternativa: acionar empresas especializadas para descartar o papel de maneira fragmentada, realizando a descaracterização de informações sigilosas e a destruição de grandes volumes de papel. Assim, a Redata orienta o planejamento para o descarte correto de informações sigilosas, no uso de metodologias e recursos de gestão documental e na governança de processos ligados à gestão da informação e documentação.
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