Como fazer o descarte correto de documentos?

Muitas vezes, o mais seguro a ser feito com certos registros é descartá-los. Para definir quais documentos precisam ser guardados – mesmo que uns sejam menos acessados que outros – é importante tomar por base a Tabela de Temporalidade.  Além de atender às boas práticas de compliance, fazer a triagem correta antes de descartar determinados documentos pode evitar que informações sigilosas caiam em mãos erradas. Conforme já falamos em nosso blog, “o lixo de uma pessoa pode ser o tesouro de outra”. É por isso que a gestão documental e a orientação sobre o descarte correto são vitais para a Redata. 

A aceleração de projetos de digitalização de documentos também implica em uma  grande procura por alternativas de descarte mais sustentáveis.  Uma vez que determinados arquivos são digitalizados, é muito importante estar atento aos metadados descritivos de cada item e o ciclo de vida dos documentos. O Decreto 10.278/2020 regulamenta as técnicas e requisitos para a digitalização. No Art. 9º, que aborda o descarte, o decreto inclui ressalva sobre o valor histórico, que também é levado em conta na gestão documental eficiente.  Desfazer-se de arquivos após escaneados, sem a aplicação criteriosa da legislação, é uma falha de governança que tem afetado de forma negativa as empresas que não percebem a real importância da gestão documental.

Empresas aderentes às práticas de ESG e sustentabilidade enxergam o momento como ideal para atentar-se sobre o descarte correto de arquivos. A conscientização sobre as mudanças climáticas afetou o modo como as pessoas costumavam livrar-se de papéis: antes, era comum atear fogo sobre documentos antigos. Hoje, esta prática é altamente desaconselhada. Isso porque a fumaça do papel, tinta e outros componentes dos arquivos físicos contém toxicidade e fazem mal à saúde se inalados. A carbonização afeta o nosso planeta, que a cada ano sofre mais consequências da ação humana.

Uma alternativa recomendada por especialistas em reciclagem é descartar o papel de modo fragmentado. Empresas especializadas podem ser acionadas para descaracterização de informações sigilosas e destruição de grandes volumes de papel.  A Redata orienta o planejamento para o descarte correto de informações sigilosas, no uso de metodologias e recursos de gestão documental e na governança de processos ligados à gestão da informação e documentação. Quer conhecer mais práticas ESG nas quais a Redata pode te auxiliar?  Conheça a Redata, nossas soluções e confira nossas redes sociais!