A mudança de prestador de serviço de guarda externa é uma decisão estratégica para muitas empresas, especialmente aquelas que buscam otimizar seus processos e reduzir custos. No entanto, essa transição pode trazer desafios inesperados, como a perda ou a dificuldade de localizar documentos após a migração da base de dados.
Um Caso de Sucesso
Recentemente, Redata foi desafiada a solucionar um problema enfrentado por uma empresa do setor imobiliário. Após a transferência de seus dados para uma nova empresa de guarda externa, a empresa começou a enfrentar dificuldades para localizar documentos importantes. Muitas das informações inseridas no sistema não retornavam resultados nas pesquisas, gerando uma grande incerteza e atrapalhando as operações da empresa.
Nossa Solução
Diante desse cenário, a Redata desenvolveu um plano de ação personalizado e eficiente. Inicialmente, realizamos um levantamento completo dos antigos registros de conteúdo arquivado e comparamos essas informações com a nova base de dados. Essa análise detalhada permitiu identificar as principais causas das inconsistências, como:
- Registros não migrados: Alguns documentos não haviam sido transferidos corretamente para a nova plataforma.
- Informações incorretas: Havia divergências entre as informações registradas no sistema e a realidade dos arquivos armazenados.
- Problemas na indexação: As pesquisas não estavam retornando os resultados esperados devido a problemas na indexação dos documentos.
Com base nessas informações, elaboramos um relatório completo, apresentando cada uma das inconsistências encontradas e propondo as ações necessárias para solucioná-las. Em seguida, entramos em contato com a empresa de guarda externa para que as correções fossem implementadas.
Resultados
Graças ao nosso trabalho, a empresa do setor imobiliário conseguiu recuperar o acesso aos seus documentos e restaurar a eficiência de seus processos. A solução implementada pela Redata garantiu a localização precisa e rápida de todos os arquivos, independentemente da data de criação ou do conteúdo.
O que aprendemos com esse caso
Esse estudo de caso demonstra a importância de contar com uma equipe especializada para realizar a migração de dados de guarda externa. A Redata possui a experiência e o conhecimento necessários para identificar e solucionar qualquer tipo de problema relacionado à gestão documental, garantindo a segurança e a integridade dos seus arquivos.
Conclusão
A migração de dados de guarda externa pode ser um processo complexo e desafiador. No entanto, com a ajuda de um parceiro estratégico como a Redata, é possível superar esses desafios e garantir a continuidade das suas operações.
Sua empresa também enfrenta desafios com a gestão de seus dados? A Redata oferece soluções personalizadas para a organização e gestão de informações, desde a migração de bancos de dados até a criação de sistemas de gestão documental.
Entre em contato conosco e descubra como podemos ajudar sua empresa a otimizar seus processos e tomar decisões mais estratégicas.
