Estamos em plena era da informação digital. Quem vai gastar tempo e dinheiro com impressões? Quem vai gastar celulose e espaço extra no arquivo físico para guardar documentos gerados eletronicamente? Por que imprimir documentos?
No entanto, o que parece ser um gasto extra desnecessário pode se revelar um investimento na segurança do acervo corporativo.
Ir — em parte — na contramão da tendência de digitalização pode salvar o seu negócio caso um documento seja necessário quando “o sistema” online de uma autarquia estiver fora do ar, ou quando o arquivo digital da empresa estiver comprometido ou mesmo se perdido.
Em resumo: há casos em que, por via das dúvidas, é mais seguro imprimir um documento e armazená-lo tanto no acervo físico quanto no eletrônico.
Notas de ativo, por exemplo, podem ser necessárias para acionar garantias e manutenções. Muitas vezes, datam de anos passados — uma década ou mais — e, se estiverem disponíveis somente em meio eletrônico ou digital, pode ser difícil localizá-las. Sobretudo porque a organização de redes e sistemas especialistas ainda é uma cultura pouco difundida nas empresas brasileiras: ao alterar um sistema. O risco de se perder um item é considerável.
Além disso, notas de ativo e comprovantes de pagamento de impostos, taxas e encargos ficam no sistema integrado de gestão empresarial (conhecidos pela sigla em inglês ERP, de Enterprise Resource Planning), e não em repositórios. Muitas vezes é difícil acessar o documento necessário.
Bancos e outras instituições financeiras têm a capacidade de fornecer os comprovantes de pagamento das guias de recolhimento geradas nos últimos dois anos, e até mesmo de anos anteriores, mediante solicitação. No entanto, é aconselhável não delegar essa responsabilidade a uma instituição financeira. É mais prudente investir em repositórios confiáveis e em formatos digitais, como o PDF/a.
O departamento de recursos humanos (RH) deve imprimir todos os documentos assinados por um contratado. Preste especial atenção às Fichas de Controle de Entrega de EPI (Equipamentos de Proteção Individual). Essas fichas são fundamentais para proteger a empresa no caso de acusações relacionadas à falta de fornecimento desses materiais em processos por lesões corporais, perda de audição, visão, etc.
Contratos de prestação de serviços ou documentos semelhantes, inicialmente criados fisicamente através de impressão e assinatura, podem ser digitalizados. No entanto, a cópia original deve ser preservada até que o período legal de retenção seja cumprido.
Quais cuidados o seu negócio tem com documentos gerados eletronicamente? Conte para a gente nos comentários e aproveite para descobrir nossas soluções, incluindo o uso da Tabela de Temporalidade Documental (TTD).
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