A organização financeira é a chave dos negócios de sucesso. Por este motivo, é importante colocar na ponta do lápis todas as entradas e saídas e guardar os registros de cada transação. Isto é, toda a produção de documento contábil. Neste sentido, contabilizar uma refeição rápida ou um grande coquetel têm a mesma importância: sem registrar os pequenos gastos do dia-a-dia, é impossível conferir a transparência das relações. E, afinal, pequenas compras corriqueiras tornam-se uma grande fatura, assim como na gestão de pessoal.
O documento contábil é um ativo patrimonial muito importante e que, cada vez mais, tem sua produção delegada a empresas terceirizadas de contabilidade. Neste setor, a digitalização dos processos avançou e é possível contar com interfaces de contabilidade que facilitam a gestão. Mas o papel ainda está presente nos arquivos legados, arquivos mais antigos, compostos por notas fiscais, recibos, guias bancárias e comprovantes de transação. É fundamental atentar a isso, pois muitos documentos têm um prazo de guarda bastante longo. Se você tem dificuldade de organizar esses arquivos em seu negócio, isso é um sinal da ausência de um recurso que auxilia em seu gerenciamento: a gestão documental.
Atualmente, é comum que empresas de pequeno, médio e até mesmo grande porte contem com serviços terceirizados de contabilidade. Este modelo de contratação fragmenta ainda mais a realização das atividades e afasta o profissional dos processos administrativos do cotidiano, esse distanciamento prejudica um aspecto essencial para o amadurecimento da gestão: o exercício da cultura organizacional. Por isso, ter um sistema completo de controle de documentos amparado por manuais de gestão aproxima os colaboradores dos princípios de gestão eficiente e minimiza os efeitos negativos de terceirizar a contabilidade. Isto é: contar com um profissional externo de contabilidade pode demandar, também, a prestação de serviços de profissionais da informação.
A cultura organizacional é a adoção de hábitos e valores que resultam na forma como os colaboradores incorporam a missão, visão e valores na prática. Neste sentido, o hábito de organizar arquivos mediante classificação arquivística adequada e determinada pelas boas práticas é uma tarefa que cabe àqueles que estão no dia-a-dia do negócio. Devemos sempre ter em mente que os documentos arquivísticos são ativos da empresa, e não dos escritórios terceirizados. E a posse durante todo o ciclo de vida deste tipo de documento é uma responsabilidade que cabe à empresa contratante zelar.
O dia do inventário
Chega a ser motivo de ansiedade e pressão psicológica a alguns colaboradores pensar no prazo de envio de arquivos aos responsáveis pela contabilidade da empresa. Com a gestão documental, esta tarefa perde a conotação negativa e ganha praticidade. Isto porque a organização no dia-a-dia permite que a busca por documentos contábeis seja ágil e eficiente. Assim como ocorre em qualquer setor gerenciado sob metodologia personalizada de organização de arquivos.
Documentos das áreas fiscal e contábil possuem prazos de guarda diferentes, obedecendo legislação brasileira e internacional conforme apontado na Tabela de Temporalidade de Documentos de cada negócio. Muitas vezes, este tipo de registro fica por anos em arquivo inativo. Mas quando são requeridos por algum motivo, é preciso apresentá-los corretamente e sem falhas. Isto porque as questões regulatórias que incidem sobre as áreas contábeis podem implicar em multas e outras formas de punição.
Domar o “leão” com documento contábil
Um famoso exemplo da importância de estar em dia com questões fiscais são as demandas apresentadas pela Receita Federal, representada pelo famoso “leão”. A simbologia remete a um animal feroz, mas que não ataca sem avisar. Esse perfil é idêntico ao de órgãos regulatórios, cuja declaração é exigida em ciclos anuais para pessoas físicas e jurídicas. E mesmo assim, assusta todo ano. Seja por má-fé ou desconhecimento, estima-se que empresas brasileiras sonegam cerca de R$400 bilhões por ano, conforme aponta estudo do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT).
É importante lembrar que o papel destes órgãos é regular o mercado e garantir que os contribuintes obedeçam aos critérios estabelecidos na legislação tributária vigente. Desta forma, é possível que a União preveja investimentos em infraestrutura, serviços sociais e em seguridade, o que só é possível realizar por meio do recolhimento de impostos, implicando ao cidadão que esteja vigilante a destinação deste dinheiro. Tanto na hora de prestar contas à União como no exercício cidadão de combate à corrupção, a gestão documental é uma tarefa que cumpre papel social importante ao apoiar a área contábil.
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