A gestão de documentos ajuda a poupar diversos recursos, entre eles, o espaço em nuvem. A propósito, ao se referir ao armazenamento de arquivos digitais, muitas vezes imaginamos uma nuvem que traz uma falsa abstração. Devemos lembrar que este recurso que é, na verdade, uma infraestrutura complexa oferecida por provedores de cloud computing. Os principais fornecedores de serviços em nuvem são as big techs, como Google Drive, Microsoft SharePoint e Amazon Web Services, por exemplo.
No cotidiano do trabalho de gestão de arquivos, é possível notar a duplicidade na guarda de arquivos. Muitas vezes, um mesmo arquivo está em mais de uma pasta. Isso significa que o serviço de armazenagem contratado está sendo utilizado para guardar arquivos desnecessários, duplicados ou triplicados. Isso onera as empresas de forma silenciosa. Pode ocorrer, inclusive, de nem se guardar de forma segura, pois o que é guardado no disco do computador, isto é, salvo localmente no HD da máquina não tem backup.
Gestão de documentos digitais: Backup ou duplicidade?
Vale destacar que duplicidade não é a mesma coisa que backup. As pessoas costumam salvar arquivos digitais em mais de um espaço de armazenamento para garantir uma cópia de segurança. A duplicidade, por sua vez, representa a ausência de uma taxonomia, de uma classificação adequada que crie e estabeleça um conceito para seu repositório de arquivos eletrônicos e digitais.
Estabelecendo um processo funcional e personalizado, mais aderente à realidade de cada negócio, podemos reduzir as duplicidades que podem decorrer desses exemplos. Isto porque a estratégia é adentrar no dia-a-dia da empresa e obter visão mais ampla e sistêmica dos seus processos.
A definição de uma taxonomia depende de muitos fatores, tais como: onde será aplicada (site, sistema de informação, GED/ECM), sua finalidade, nicho de negócio, conhecimento técnico e pessoal dos colaboradores.
Criar uma taxonomia é parte da estratégia de classificação de documentos, adequada ao modelo de negócios adotado pela sua empresa, que possibilita vincular os documentos aos processos que os originaram, bem como controlar quem irá acessá-los. Como parte do processo de definição da taxonomia pode-se, também, criar um padrão mínimo e funcional para a nomenclatura dos arquivos.
Guardar versões diferentes de um mesmo arquivo pode ser importante para alguns nichos de negócio. Portanto, a sua empresa deve planejar e pensar conjuntamente a elaboração de uma taxonomia que atenda aos seus objetivos, de forma bem planejada.
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