Passadas as fases do diagnóstico e da revisão, é hora de pôr a mão na massa. Com as bases sólidas, a implantação de um projeto de gestão documental significa o início de uma era de maior agilidade e eficiência para a empresa.
Porém não basta pegar o que foi acordado com colaboradores e diretores da companhia e se pôr a trabalhar sem maiores reflexões.
Os procedimentos devem ser atualizados periodicamente, para que haja sustentabilidade nas regras e padrões previamente estabelecidos. Isso garante uma governança corporativa de boa qualidade.
O gestor ou gestora do arquivo deve ser avisado e consultado sobre todas as propostas de alteração, pois é ele/ela que zela pelo cumprimento dos protocolos adotados, faz a interface entre a empresa e terceiros (como usuários, clientes finais, prestadores de serviço etc.) e está em contato tanto com a direção quanto com os demais funcionários.
Diferentes setores de uma corporação, seja ela de pequeno, médio ou grande porte, requerem maneiras distintas de lidar com os materiais relacionados a seus segmentos, e também por isso a figura do(a) líder do acervo é essencial, equilibrando interesses e necessidades e tomando decisões com bases pragmáticas, que ele ou ela colhe no dia a dia do trabalho.
Assim se inicia um ciclo virtuoso de organização de documentos.
