Passadas as fases do diagnóstico e da revisão, é hora de pôr a mão na massa. Com as bases sólidas, a implantação de um projeto de gestão documental significa o início de uma era de maior agilidade e eficiência para a empresa.
No entanto, a implantação não deve ser encarada como uma simples execução mecânica das decisões tomadas durante as fases anteriores. É um processo dinâmico que exige reflexões contínuas para assegurar que as práticas adotadas estejam alinhadas com as necessidades em constante evolução da organização.
Os procedimentos definidos durante o diagnóstico e refinados durante a revisão devem ser não apenas implementados, mas também periodicamente atualizados. Essa prática garante a sustentabilidade nas regras e padrões previamente estabelecidos, proporcionando uma governança corporativa de boa qualidade.
É crucial envolver ativamente o gestor ou gestora do arquivo nesse processo. Ele/ela desempenha um papel fundamental ao zelar pelo cumprimento dos protocolos adotados, fazendo a interface entre a empresa e terceiros (como usuários, clientes finais, prestadores de serviço, etc.) e mantendo contato tanto com a direção quanto com os demais funcionários.
Sendo assim, dada a diversidade de setores em uma corporação, seja ela de pequeno, médio ou grande porte, diferentes áreas requerem abordagens distintas para lidar com os materiais relacionados aos seus segmentos. Nesse contexto, a figura do(a) líder do acervo torna-se ainda mais essencial. Esse líder atua como um equilibrador de interesses e necessidades, tomando decisões fundamentadas em bases pragmáticas, colhidas no dia a dia do trabalho.
Assim, com uma implantação bem coordenada, inicia-se um ciclo virtuoso de organização de documentos. Esse ciclo não apenas promove a eficiência operacional, mas também cria uma cultura organizacional que valoriza a importância da gestão documental como parte integrante do sucesso e da sustentabilidade da empresa.
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