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Implantação: o projeto executado

Foto de pessoas em reunião em volta de uma mesa com notebooks, elas estão olhando para um homem em pé ao lado de uma tela maior.

Passadas as fases do diagnóstico e da revisão, é hora de pôr a mão na massa. Com as bases sólidas, a implantação de um projeto de gestão documental significa o início de uma era de maior agilidade e eficiência para a empresa.

No entanto, a implantação não deve ser encarada como uma simples execução mecânica das decisões tomadas durante as fases anteriores. É um processo dinâmico que exige reflexões contínuas para assegurar que as práticas adotadas estejam alinhadas com as necessidades em constante evolução da organização.

Os procedimentos definidos durante o diagnóstico e refinados durante a revisão devem ser não apenas implementados, mas também periodicamente atualizados. Essa prática garante a sustentabilidade nas regras e padrões previamente estabelecidos, proporcionando uma governança corporativa de boa qualidade.

É crucial envolver ativamente o gestor ou gestora do arquivo nesse processo. Ele/ela desempenha um papel fundamental ao zelar pelo cumprimento dos protocolos adotados, fazendo a interface entre a empresa e terceiros (como usuários, clientes finais, prestadores de serviço, etc.) e mantendo contato tanto com a direção quanto com os demais funcionários.

Sendo assim, dada a diversidade de setores em uma corporação, seja ela de pequeno, médio ou grande porte, diferentes áreas requerem abordagens distintas para lidar com os materiais relacionados aos seus segmentos. Nesse contexto, a figura do(a) líder do acervo torna-se ainda mais essencial. Esse líder atua como um equilibrador de interesses e necessidades, tomando decisões fundamentadas em bases pragmáticas, colhidas no dia a dia do trabalho.

Assim, com uma implantação bem coordenada, inicia-se um ciclo virtuoso de organização de documentos. Esse ciclo não apenas promove a eficiência operacional, mas também cria uma cultura organizacional que valoriza a importância da gestão documental como parte integrante do sucesso e da sustentabilidade da empresa.

 

 

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