Seguindo a tendência de digitalização de arquivos, o Ministério da Educação lançou no final de maio a portaria Nº 360/2022, que discorre sobre a conversão dos acervos acadêmicos das instituições de ensino superior, conhecidas como IES, para o meio digital. Então, de acordo com o texto, a partir de 1º de agosto de 2022, os estabelecimentos não deverão produzir novos documentos sobre a vida acadêmica dos estudantes e comprovações de matrícula em formato físico.
Toda documentação deve ser produzida em meio digital e arquivos físicos recebidos pela instituição devem ser digitalizados. Além disso, a portaria estabelece que as IES terão 12 meses para implementar a nova norma. Ou seja, disponibilizar digitalmente os documentos referentes à vida acadêmica dos estudantes matriculados em cursos superiores. Além disso, para a digitalização dos documentos de estudantes já formados, o prazo varia entre 24 e 36 meses.
Essa exigência não é novidade. Em 2017, já havia sido promulgado o Decreto 9.235, que exige a transferência do acervo acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) para o meio digital, mas o prazo da lei foi prorrogado para abril de 2022. Além disso, recentemente, a Câmara dos Deputados aprovou uma medida provisória que impõe a digitalização do acervo de cartórios de registro, mostrando que a digitalização é tendência em diversos setores.
Dessa forma, para se adaptar ao novo modelo, as IES devem avaliar e organizar o acervo. Para isso devem levar em conta os prazos e prioridades estabelecidos por lei. É importante que as instituições busquem especialistas que consigam ajustar a gestão documental seguindo as premissas legais, mas também proporcionando um ambiente digital que facilite o processo, a administração e o acesso às informações para todos os usuários.
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