No universo dos acervos corporativos, uma tendência destacada é o chamado “paperless”, que literalmente se traduz como um neologismo em inglês para “sem papel”.
Em resumo, se trata de conjunto de políticas e práticas empresariais que leva o arquivo de uma organização a dispensar documentos impressos, focando exclusivamente no material eletrônico.
Você provavelmente já ouviu falar de algo assim antes: afinal, não se discutem já há tempos as ideias de um acervo 100% eletrônico, com o uso de recursos online, como as “nuvens”?
Sim. Mas o paperless pode ser um modelo além da moda.
Agilizar processos graças à organização de documentos eletrônicos é um trunfo, e, tomados os devidos cuidados, pode reduzir os custos dessa área. O conceito do paperless inclui preocupações com o que se passa fora da empresa, incluindo a cadeia de produção de papel e os riscos que ela representa para o meio ambiente.
Conforme aumentam as pressões por mais cuidados com relação ao impacto de todo tipo de negócio na natureza, seguir um princípio sustentável angaria não apenas a admiração do cliente final, mas também pode abrir as portas para parcerias com outros grupos e associações que exigem maior responsabilidade ambiental.
Então qual é o papel que o paperless deve desempenhar em uma companhia?
Basicamente, três aspectos são essenciais:
1. Manter a segurança jurídica. É possível substituir progressivamente contratos impressos por contratos eletrônicos das mais variadas formas. Mas, para isso, é fundamental aliar a expertise dos departamentos jurídico e regulatório da empresa com o que há de mais seguro em termos de tecnologia da informação. Isso leva ao segundo item…
2. Fazer backups. E devem ser realizados com muita frequência, armazenando informações estratégicas em dispositivos seguros e duráveis. Você já tentou acessar dados de um CD-ROM uns dez anos depois de gravar dados no disco e não conseguiu encontrar o que precisava? Trata-se de um erro comum, infelizmente.
3. Não eliminar todo e qualquer papel. Pelo menos não por enquanto. É preciso, novamente, do conhecimento jurídico e regulatório para saber o que pode ser descartado e dentro de quanto tempo. Para tanto, além de observar a legislação vigente no país, é fundamental estar atento a convenções e acordos internacionais, porque costuma valer muito a pena observar padrões mundiais de qualidade.
Esses três pilares do paperless podem ser resumidos a uma só palavra, repetida três vezes: planejamento, planejamento, planejamento. Alterações estratégicas desse porte exigem prudência e visão de longo prazo. Ao mesmo tempo, são importantes porque levam o seu negócio a um novo patamar em termos de compliance e competitividade.
