Especialmente com a ascensão do modelo de trabalho home office e híbrido, surgem desafios no que diz respeito à organização das informações. Uma questão que é importante esclarecer é sobre o descarte e a exclusão de arquivos. Às vezes, as pessoas apagam arquivos e documentos erroneamente. Outras, podem ocupar espaço sem necessidade, quando são descartáveis.
Como posso determinar se posso apagar um arquivo do meu computador ou descartá-lo da gaveta/armário?
Na verdade, a Gestão Documental é a resposta, que consiste na aplicação de metodologias de arquivamento, controle, consulta e eliminação segura, conforme explicamos neste vídeo.
A Gestão Documental evita problemas e multas por não conformidade, especialmente quando as organizações não conseguem localizar os documentos exigidos pelos órgãos reguladores, sendo um dos principais benefícios desse processo. O processo também minimiza o uso de espaço e custos de armazenamento, seja para documentos físicos ou digitais.
Como saber se posso apagar um arquivo?
Você pode apagar um arquivo pode apagar um arquivo após avaliação de uma equipe especializada, se for possível considerar que os documentos não possuem valor administrativo, jurídico ou histórico que justifique a guarda permanente.
Como saber se os documentos têm valor para guarda permanente?
Um rigoroso processo de análise e aplicação de Gestão Documental é necessário para responder a essa pergunta. Para facilitar, esclarecemos, a seguir, o ciclo de vida dos documentos:
- Arquivos correntes: são consultados frequentemente e, normalmente, utilizados para cumprir funções administrativas. Como são bastante usados na rotina, devem estar em fácil acesso.
- Arquivos intermediários: cumprem requisitos legais, que servem como prova. A consulta não acontece com tanta frequência.
- Arquivos permanentes: são aqueles arquivos que nunca devem ser apagados, descartados etc. Na Gestão Documental, identifica-se a relevância a longo prazo, especialmente para cumprir questões legais, regulatórias ou de memória da instituição.
E o que é um “arquivo morto”?
Apesar de ser um termo bastante utilizado, ele não cabe quando falamos em gestão documental. Então, se o documento já atendeu às necessidades de informação para as quais foi criado e se tornou irrelevante, é possível descartá-lo. Sendo assim, a necessidade de guarda se dá somente para documentos que cumprem uma função. Por isso, não existe arquivo morto.
Em conclusão, cada empresa ou organização personaliza todo o processo de gestão documental de acordo com suas necessidades. Com 35 anos de experiência, a Redata aplica metodologias e faz adaptações necessárias em cada projeto. Fale com a gente e saiba mais sobre nossos serviços.
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