A organização eficiente de pastas é crucial para garantir uma gestão documental bem-sucedida em qualquer ambiente, seja ele físico ou eletrônico. Não subestime a importância dessa prática, pois criar novas pastas deve ser uma ação estratégica e pensada com cautela. Neste post, vamos explorar os três motivos fundamentais que justificam a criação de uma nova pasta em seu sistema de arquivamento.
Profissionais da informação, especialmente aqueles envolvidos em bibliotecas, centros de referência e centros de documentação, compreendem a necessidade de gerenciar papéis e bytes de forma eficiente. Dentre as diversas técnicas e normas, a criação de novas pastas é uma prática adotada em três ocasiões específicas.
Conheça os 3 motivos para criar uma nova pasta
1. Quando surge algo novo e não se encaixa: Se uma informação inédita não se adequa de maneira alguma à estrutura já existente, é crucial criar uma nova pasta. Essa ação, vista como excepcional, requer cuidado e precisão na definição da nova categorização, evitando assim o acúmulo de pastas desnecessárias.
2. Quando as pastas atuais não são seguras o suficiente: A segurança da informação é uma prioridade, especialmente em ambientes eletrônicos. Se as pastas atuais não oferecem as proteções necessárias para documentos sensíveis, é imperativo criar uma nova pasta. Essa pode ser configurada com senhas, identificação biométrica e restrição de acesso a grupos específicos, garantindo uma camada adicional de proteção.
3. Para simplificar buscas e aprimorar o fluxo informacional: Em casos em que as informações se encaixam nas pastas existentes, mas a agilidade na busca é essencial, a criação de uma nova pasta pode ser benéfica. Especificar o tipo de documento ou a finalidade agiliza as pesquisas, otimizando o fluxo informacional e facilitando o acesso às informações cruciais.
Se você identifica um excesso de pastas em sua empresa, ou percebe soluções inadequadas, compartilhe conosco nos comentários. A eficiência na organização de pastas é fundamental para uma gestão documental eficaz e para maximizar o aproveitamento das informações disponíveis. Além disso, considere implementar práticas de gestão de pastas eficazes para melhorar ainda mais a eficiência em seu ambiente de trabalho.
