Blog

Negócios

Só existem 3 motivos para você criar uma nova pasta

quinta-feira, 21 de julho de 2016

Esta é uma regra de ouro na hora de organizar, manter e recuperar arquivos: não criar pastas desnecessárias.

Seja num arquivo eletrônico ou num acervo físico, pastas em excesso servem apenas para despistar, confundir e distanciar as informações de que você mais precisa, elas ficam difíceis de serem alcançadas.

Profissionais da informação conseguem gerir papéis e bytes com eficiência porque, dentre outras técnicas e normas, confeccionam novas pastas apenas em três ocasiões.

 

Quando surge algo novo que não se encaixa: se uma informação inédita não se enquadra, sob nenhum aspecto, dentro da estrutura já existente, uma nova pasta deve ser criada. Isso é visto como algo fora do comum, a ser feito com cautela e precisão.

 

Quando as pastas atuais não são tão seguras: se um documento precisar ter seu acesso restrito por quaisquer razões estratégicas e as pastas atuais não oferecem as proteções necessárias (sobretudo no ambiente eletrônico), é preciso gerar uma nova pasta, com senha, identificação biométrica e/ou acessível apenas para um grupo de pessoas, entre outros recursos.

 

Para simplificar buscas: há casos em que as informações que vão surgindo até se encaixam nas pastas já existentes, porém precisam ser encontradas com mais facilidade. É quando uma nova pasta pode ser criada para indicar que contém especificamente um tipo de documento, ou documentos com certa finalidade, o que agiliza bastante as pesquisas e aprimora o fluxo informacional.

 

Na sua empresa há pastas demais e soluções “de menos”? Conte pra gente nos comentários!

 


Tags: - - -