Soluções

Você já precisou de uma informação importante e demorou muito tempo para achá-la ou não a encontrou?

Você tem pilhas de papéis em sua mesa, dentro de armários e gavetas e não sabe o que fazer, onde guardar e se pode descartá-los?

A convivência com a desorganização atrapalha sua produtividade?

Você já gravou ou digitalizou documentos importantes na rede e não conseguiu mais encontrá-los quando precisou?

A Redata estrutura e organiza arquivos, bibliotecas e centros de documentação de acordo com as necessidades específicas e a realidade de cada cliente, para que a sua empresa possa explorar todo o potencial de informação que detém.

Oferece também o Manual de Gestão do sistema implantado e módulos específicos de treinamento para que a continuidade do projeto possa ser efetuada pelas próprias empresas contratantes, ou com nossa supervisão e acompanhamento.


Principais serviços

Diagnóstico, Elaboração de Projeto de Gestão Documental, Implantação de Sistemas de Informação e Documentação e Gestão dos projetos implantados (Manutenção)


 

ARQUIVOS CORPORATIVOS

Estruturamos Arquivos Corporativos, em meio físico e eletrônico/digital, de modo a contribuir para assegurar autenticidade, confidencialidade, disponibilidade, facilidade no acesso, assertividade na busca, governança adequada das informações e a preservação dos acervos documentais por longo períodos de tempo.


CENTROS DE DOCUMENTAÇÃO E MEMÓRIA

O objetivo é preservar e fortalecer a Identidade e a Cultura Empresarial, organizando e facilitando o uso dos documentos e objetos produzidos e comercializados pela Organização ao longo de sua existência que refletiram e refletem seus feitos e conquistas mais expressivas, a evolução de suas estruturas organizativas e dos colaboradores que se destacaram nesta trajetória.


BIBLIOTECAS E ACERVOS ESPECIAIS

Facilitamos o acesso e recuperação de itens do acervo de modo seguro e controlado e possibilitamos a preservação e conservação de diferentes suportes documentais (livros, revistas, jornais, gibis, mapas, filmes, discos, fotografias, manuscritos e objetos), de acordo com critérios técnicos.


ACERVOS PRIVADOS E PESSOAIS

Garantimos a preservação e o acesso aos documentos de pessoas físicas, produzidos e acumulados ao longo de suas vidas, que são fontes de pesquisa, pela variedade dos tipos documentais e pela possibilidade de complementarem informações obtidas em outras fontes.


Benefícios

Facilitar a governança dos processos.

 

Tornar o processo de gestão mais inteligente, controlando documentos gerados e adquiridos pela organização.

 

Identificar, disponibilizar e intensificar a troca de  conhecimento gerado na empresa interna e/ou externamente.

 

Controlar o crescimento do arquivo físico.

 

Otimizar o espaço necessário para a guarda de documentos.

 

Padronizar a classificação dos documentos.

 

Permitir a rastreabilidade dos documentos.

 

Agilizar a consulta e recuperação das informações e reduzir riscos relacionados, por exemplo, aos acervos fiscais, contábeis, trabalhistas e jurídicos.

 

Aumentar a produtividade com a busca assertiva de informações.

 

Possibilitar mais autonomia na recuperação dos documentos e informações.

 

Preservar a memória da empresa.


 


Metodologia Redata

A metodologia adotada permite planejar e padronizar a classificação das informações, agilizar o acesso e a recuperação de documentos e tornar o conhecimento gerado na empresa acessível aos colaboradores.


DIAGNÓSTICO

Definição do Escopo – abrangência e limites

Avaliação dos Cenários

Definição do Fluxo Documental

Levantamento dos Tipos Documentais

Estudo dos clientes internos

Estudo dos critérios de organização, arranjo e layout


ELABORAÇÃO DE POLÍTICAS, PROCEDIMENTOS E PLANOS DE TRABALHO

Elaboração de Procedimentos, Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade Documental (TTD)

Definição de Arquitetura de Rede ou Taxonomia para Classificação dos Documentos Eletrônicos e Digitais

Definição da Política e Procedimentos de Compliance

Elaboração de Manuais de Serviço e Regulamento

Apoio na definição de Sistemas e Repositórios Especialistas


IMPLANTAÇÃO

Organização dos arquivos de acordo com procedimentos acordados e aplicação da Tabela de Temporalidade Documental

Seleção, organização e cadastro dos documentos e objetos

Processamento técnico: tombamento, catalogação, classificação, indexação, cadastro e preparo físico

Acondicionamento e guarda


DIVULGAÇÃO E TREINAMENTO

Critérios de Acesso e Difusão

Manutenção e Preservação