Digitalização de Documentos
É preciso planejar previamente, estabelecer uma metodologia de organização e um repositório confiável que assegure a salvaguarda e rastreabilidade dos documentos e informações.
Agilizar processos graças à digitalização de documentos é um trunfo e, tomados os devidos cuidados, pode reduzir custos em sua empresa. O conceito do paperless inclui, entretanto, preocupações com a organização prévia desse acervo, de modo a atender a legislação, manter os arquivos disponíveis conforme prazos definidos pelas tabelas de temporalidade documentais e pelas normas regulamentadoras de cada nicho de negócio.
Para assegurar que o acervo digital chegue mais perto desse ideal, ao menos três cuidados são essenciais: contar com mão de obra especializada (como profissionais da ciência da informação, arquivistas e bibliotecários, em parceria com outros profissionais); suporte para a experiência do usuário (UX); atender normas e requisitos de segurança.
Descartar arquivos físicos após digitalizá-los pode fragilizar a empresa em fiscalizações, auditorias e processos judiciais, impactando em sua governança. Alterações estratégicas desse porte exigem prudência e visão de longo prazo. Ao mesmo tempo, são importantes porque levam o seu negócio a um novo patamar em termos de compliance e competitividade.
Uma das especialidades da Redata é apoiar no planejamento e na elaboração de regras, padrões e procedimentos para projetos de digitalização.
Com mais de 30 anos de história, somos especialistas em gestão documental. Nossa experiência ajuda o seu negócio a acessar informações importantes de modo ágil e seguro.
Em nosso blog, acrescentamos novos conteúdos sobre as práticas de gestão de arquivos. Temos dicas valiosas sobre temas relacionados à ciência da informação.
A confiabilidade é parte da nossa marca. Nossos serviços são realizados em conformidade à Lei Geral de Proteção de Dados e sob um criterioso contrato de sigilo, podendo atender empresas ou pessoas físicas na organização de acervos nos mais variados suportes.
