Em 2017, o Decreto 9.235 promulgou a exigência de transferir o acervo acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) para o meio digital, com tecnologias que garantam a integridade e autenticidade da informação. A lei prorrogou o prazo até abril de 2022.
Será que as Instituições conhecem o melhor caminho? Apenas digitalizar e incluir em um sistema não cumpre a lei. O Decreto e as Portarias relacionadas detalham medidas, como o gerenciamento adequado da base de dados, indexação para recuperação rápida, e métodos de segurança com certificação digital padrão ICP-Brasil.
Porém, antes de seguir as regras para o acervo acadêmico digital, é crucial avaliar e organizar o acervo. Nesse processo, é necessário identificar o que verdadeiramente importante, o que pode ser descartado e o que a organização deve preservar, seja temporariamente ou permanentemente.
Sua Instituição de Educação Superior está cumprindo a lei?
Recentemente, recebemos a demanda de um cliente Instituição de Educação Superior cujo escopo era digitalizar todo o acervo, descartar o físico e separar depois. No ambiente eletrônico, era necessário avaliar o que deveria ser preservado e o que poderia ser descartado.
Por isso, argumentamos sobre a inviabilidade de tal empreitada, pelo volume documental existente, pelo custo de organizar, digitalizar e só depois eliminar. Afinal, para digitalizar é necessário fazer uma organização prévia, e se nesta etapa a classificação do que poderia ficar e o que poderia ser descartado já fosse feita, se ganharia muito em agilidade e otimização de custo.
Então, orientamos o cliente desta forma, já que, como uma empresa de gestão documental, temos o dever de guiar os atendidos da melhor forma, buscando racionalização, sustentabilidade e ética.
Atuamos assim porque, na Redata, especializamo-nos em oferecer soluções para as melhores práticas em gestão da informação. Por isso, orientamos e criamos procedimentos para que os clientes tenham maior eficiência em seus processos documentais. Consequentemente, que alcancem o máximo em otimização de recursos e tempo.
Além disso, a instituição deve buscar, também, um sistema especialista que atenda as exigências legais. Mas também ofereça um ambiente que facilite o processo, a administração e o acesso a todos os usuários.
Para oferecer tudo isso, atuamos junto a empresas parceiras, como a W3K, empresa que oferece tecnologia de ponta para impulsionar a Transformação Digital, com plataformas configuráveis ao modelo de negócio de cada cliente. Suas soluções sob demanda apoiam a governança da informação e a gestão escalável de documentos e processos. Saiba mais em: Greendocs.
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