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Sua IES está cumprindo a lei?

quarta-feira, 23 de junho de 2021


Sua IES está cumprindo a lei?

Em 2017 foi promulgado o Decreto 9.235, que exige a transferência do acervo acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) para o meio digital, utilizando tecnologias que assegurem a integridade e autenticidade da informação. O prazo para que as IES cumprissem a lei foi prorrogado para abril de 2022.

Será que as Instituições estão cientes do melhor caminho a ser adotado? Apenas digitalizar tudo e incluir em um sistema significa cumprir a lei? A resposta é não!

O próprio Decreto e as Portarias relacionadas a ele especificam uma série de medidas que devem ser cumpridas, como, por exemplo, gerenciamento adequado da base de dados, indexação que permita rápida recuperação do acervo, métodos de segurança e certificação digital padrão ICP-Brasil.

Mas antes de cumprir as regras para o acervo acadêmico digital, há um passo fundamental: avaliar e organizar o acervo, identificando o que realmente é importante, o que pode ser descartado e o que deve ser preservado temporariamente ou permanentemente.

Recentemente, recebemos a demanda de um cliente IES cujo escopo era digitalizar todo o acervo, descartar o físico e separar depois. Já no eletrônico, a necessidade era avaliar o que deveria ser preservado e o que poderia ser descartado.

Argumentamos sobre a inviabilidade de tal empreitada, pelo volume documental existente, pelo custo de organizar, digitalizar e só depois eliminar. Afinal, para digitalizar é necessário fazer uma organização prévia, e se nesta etapa a classificação do que poderia ficar e o que poderia ser descartado já fosse feita, se ganharia muito em agilidade e otimização de custo.

Orientamos o cliente desta forma, já que, como uma empresa de gestão documental, temos o dever de guiar os atendidos da melhor forma, buscando racionalização, sustentabilidade e ética.

Atuamos desta forma porque nós, da Redata, somos especializados em soluções para as melhores práticas em gestão da informação. Orientamos e criamos procedimentos para que os clientes tenham maior eficiência em seus processos documentais e, consequentemente, alcancem o máximo em otimização de recursos e tempo.

A instituição deve buscar, também, um sistema especialista que atenda as exigências legais, mas também ofereça um ambiente que facilite o processo, a administração e o acesso a todos os usuários.

Para oferecer tudo isso, atuamos junto a empresas parceiras, como a W3K, empresa que oferece tecnologia de ponta para impulsionar a Transformação Digital, com plataformas configuráveis ao modelo de negócio de cada cliente. Suas soluções sob demanda apoiam a governança da informação e a gestão escalável de documentos e processos. Saiba mais em: Greendocs.

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