fbpx

Sua Instituição de Educação Superior está cumprindo a lei?

Foto de uma pessoa segurando tablet, acima dele flutuam ícones diversos, como wi-fi, energia, engrenagem, gráfico, diagrama, entre outros.

Em 2017, o Decreto 9.235 promulgou a exigência de transferir o acervo acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) para o meio digital, com tecnologias que garantam a integridade e autenticidade da informação. A lei prorrogou o prazo até abril de 2022.

Será que as Instituições conhecem o melhor caminho? Apenas digitalizar e incluir em um sistema não cumpre a lei. O Decreto e as Portarias relacionadas detalham medidas, como o gerenciamento adequado da base de dados, indexação para recuperação rápida, e métodos de segurança com certificação digital padrão ICP-Brasil.

Porém, antes de seguir as regras para o acervo acadêmico digital, é crucial avaliar e organizar o acervo. Nesse processo, é necessário identificar o que  verdadeiramente importante, o que pode ser descartado e o que a organização deve preservar, seja temporariamente ou permanentemente.

Sua Instituição de Educação Superior está cumprindo a lei?

Recentemente, recebemos a demanda de um cliente Instituição de Educação Superior cujo escopo era digitalizar todo o acervo, descartar o físico e separar depois. No ambiente eletrônico, era necessário avaliar o que deveria ser preservado e o que poderia ser descartado.

Por isso, argumentamos sobre a inviabilidade de tal empreitada, pelo volume documental existente, pelo custo de organizar, digitalizar e só depois eliminar. Afinal, para digitalizar é necessário fazer uma organização prévia, e se nesta etapa a classificação do que poderia ficar e o que poderia ser descartado já fosse feita, se ganharia muito em agilidade e otimização de custo.

Então, orientamos o cliente desta forma, já que, como uma empresa de gestão documental, temos o dever de guiar os atendidos da melhor forma, buscando racionalização, sustentabilidade e ética.

Atuamos assim porque, na Redata, especializamo-nos em oferecer soluções para as melhores práticas em gestão da informação. Por isso, orientamos e criamos procedimentos para que os clientes tenham maior eficiência em seus processos documentais. Consequentemente, que alcancem o máximo em otimização de recursos e tempo.

Além disso, a instituição deve buscar, também, um sistema especialista que atenda as exigências legais. Mas também ofereça um ambiente que facilite o processo, a administração e o acesso a todos os usuários.

Para oferecer tudo isso, atuamos junto a empresas parceiras, como a W3K, empresa que oferece tecnologia de ponta para impulsionar a Transformação Digital, com plataformas configuráveis ao modelo de negócio de cada cliente. Suas soluções sob demanda apoiam a governança da informação e a gestão escalável de documentos e processos. Saiba mais em: Greendocs.

Fale conosco e saiba mais sobre como elevar sua gestão de documentos a um patamar mais elevado de qualidade, produtividade e assertividade.

 

Descubra o universo da gestão documental com a Redata! ?
Explore nosso blog para insights valiosos sobre organização de documentos, arquivos corporativos e mais.

Outros Posts

Nuvem de Tags

administração pública arquitetura da informação arquivos corporativos arquivos eletrônicos arquivos físicos arquivística assuntos regulatórios backup bancos de dados biblioteconomia competitividade compliance contabilidade Covid-19 cultura organizacional dados estruturados descarte dicas digitalização dúvidas economia criativa educação empreendedorismo gestão da informação gestão do conhecimento gestão documental governança inovação inteligência artificial LGPD memória corporativa normas planejamento plano de classificação privacidade produtividade profissional da informação recursos humanos saúde segurança da informação tabela de temporalidade documental tecnologia da informação tomada de decisão transformação digital ética

Cadastre-se e receba nosso conteúdo em seu e-mail!