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Você controla os documentos da sua empresa localizados em guarda externa?

quarta-feira, 17 de novembro de 2021


Recentemente foi veiculada a notícia da finalização da CPI do transporte público na cidade de Belo Horizonte/MG. A comissão, que investigou irregularidades na prestação de serviços, solicitou, em meados de outubro, a apresentação de contratos firmados entre a autarquia e as empresas de ônibus, datados de 2008, para fins de prova.

Em visita à empresa de guarda externa responsável pelo armazenamento desses documentos, vereadores ficaram surpresos ao se depararem com 6 mil caixas, ou 120 toneladas de arquivos, além de 2 mil caixas já descartadas pertencentes à Prefeitura.

Em entrevista, disseram que preocupa o fato de algo importante ter sido eliminado, já que não existe identificação do conteúdo, além dos documentos não estarem digitalizados, sendo essa uma medida que traria transparência à gestão municipal.

A partir desse fato importante, propomos uma reflexão acerca de como os documentos enviados às empresas de guarda externa são tratados. É comum nos depararmos com situações semelhantes, onde caixas são enviadas sem controle e registro de conteúdo, o que torna inviável a recuperação dos documentos, quando necessário.

O problema não é a quantidade de documentos enviados, mas a falta de procedimentos que garantam a padronização do arquivamento e a formalização, baseada na legislação, de seus prazos de guarda. Além disso, é importante que os sistemas de registro das empresas de guarda externa sejam preenchidos corretamente, a fim de possibilitar as buscas.

Sobre a digitalização, como já afirmamos diversas vezes, ela por si só não resolve o problema de acesso aos documentos, aliás pode ser um complicador, pois sem planejamento, os problemas só são transferidos do meio físico para o digital. É necessário que se crie padrões, repositórios e infraestrutura que garantam a preservação e recuperação dos documentos digitalizados.

E aí, contem nos comentários como anda a gestão documental de sua empresa!

Texto escrito por Juliana Cristina Carminhola


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