Vamos falar de mais um case de sucesso da Redata: a organização do Centro de Documentação (CEDOC) de uma empresa referência em reciclagem na América Latina. Esse cliente enfrentava um desafio comum a muitas empresas com longa trajetória: a desorganização de seu acervo documental. Ao longo de mais de três décadas, um grande volume de documentos se acumulou, dificultando o acesso à informação e comprometendo a eficiência dos processos internos.
Do Caos à Ordem
Diante desse cenário, a Redata foi chamada para implementar uma solução completa de gestão documental. O primeiro passo foi realizar um diagnóstico detalhado da situação, identificando os pontos críticos e as necessidades da empresa. Em seguida, foi elaborado um plano de ação personalizado, que incluiu as seguintes etapas:
- Levantamento e Análise: Realização de um levantamento detalhado de todos os documentos, identificando tipos, volumes e prazos de guarda.
- Elaboração de Políticas e Procedimentos: Definição de políticas e procedimentos para a gestão documental, incluindo a criação de uma Tabela de Temporalidade Documental.
- Organização Física: Organização dos documentos em caixas e pastas, de acordo com critérios definidos e utilizando etiquetas padronizadas.
- Treinamento da Equipe: Capacitação dos colaboradores para a utilização dos novos procedimentos e sistemas.
- Adaptação do Espaço Físico: Reforma do espaço físico do CEDOC, com a instalação de portas, corrimãos e paredes de vidro para garantir a segurança e o controle de acesso.
Resultados Concretos
Os resultados da implantação da solução da Redata foram expressivos:
- Organização eficiente: Cerca de 1.700 dossiês foram organizados de forma padronizada, facilitando o acesso à informação.
- Melhora na segurança: A restrição de acesso ao CEDOC e a implementação de medidas de segurança física garantiram a proteção do acervo documental.
- Otimização de processos: A organização do CEDOC contribuiu para a agilidade nos processos internos, como a localização de documentos e a resposta a solicitações.
- Redução de custos: A implementação de uma Tabela de Temporalidade Documental permitiu a eliminação de documentos sem valor histórico ou legal, reduzindo os custos de armazenamento.
Um Novo Capítulo na História da Empresa
Com a organização do CEDOC, o cliente deu um importante passo rumo à modernização de seus processos e à preservação de sua memória institucional. O acervo documental, antes um obstáculo, tornou-se um valioso ativo da empresa, proporcionando informações relevantes para a tomada de decisões estratégicas.
A Experiência Redata
A Redata possui ampla experiência em projetos de organização de arquivos, oferecendo soluções personalizadas para empresas de todos os portes e segmentos. Nosso objetivo é transformar documentos em valor, otimizando processos, reduzindo custos e garantindo a segurança da informação.
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