A gestão de arquivos digitais é um desafio para muitas empresas, principalmente quando há volumes grandes de dados dispersos e sem padronização. Neste artigo, vamos explorar como a Redata ajudou uma empresa do setor de exploração mineral a padronizar seu arquivamento de documentos digitais, garantindo mais segurança, controle e eficiência no acesso às informações.
O Desafio: Desorganização e Inconsistências nos Arquivos Digitais
A empresa enfrentava sérios problemas relacionados à gestão de seus documentos digitais. Os arquivos estavam distribuídos em diversas fontes, com formatos variados, sem uma padronização adequada de nomenclatura ou organização. Isso gerava uma série de complicações, como:
- Dificuldade de localizar documentos específicos;
- Duplicidades nos arquivos;
- Inconsistências nas bases de dados;
- Comprometimento da integridade e da segurança das informações.
Esse cenário tornou-se um obstáculo para a fluidez do trabalho interno e afetava diretamente a eficiência na recuperação e disseminação de dados. A empresa precisava de uma solução urgente para padronizar seus processos documentais e garantir acesso rápido e seguro às suas informações.
A Solução: Plano de Ação para Padronização Documental
A Redata entrou em ação com um plano robusto para resolver os desafios enfrentados pela empresa. O objetivo principal era garantir que os documentos fossem padronizados e organizados, possibilitando um controle eficaz e acesso rápido aos dados. As principais etapas do plano de ação foram:
- Levantamento e análise das informações: Primeiramente, realizamos um levantamento detalhado dos dossiês encontrados em diversas fontes. Isso envolveu o cruzamento de informações para identificar inconsistências e garantir que todos os dados relevantes fossem localizados.
- Padronização dos arquivos: Implementamos um Procedimento Operacional para padronizar a nomenclatura e o arquivamento dos arquivos digitais, facilitando a identificação e a recuperação posterior.
- Renomeação e verificação de duplicidades: Todos os arquivos foram renomeados conforme o padrão estabelecido, e houve uma análise para eliminar duplicidades e garantir a integridade das informações.
- Cadastro e conferência no sistema ECM: A equipe da Redata realizou o cadastro dos documentos no sistema ECM utilizado pela empresa, assegurando que todos os dados estivessem devidamente armazenados e categorizados.
- Incorporação de documentos aos dossiês: Para completar o processo, documentos faltantes foram incorporados aos dossiês, totalizando 1.820 processos completos.
Os Resultados: Controle, Segurança e Eficiência
Após a execução do plano de ação, a empresa experimentou melhorias significativas na gestão de seus documentos digitais. Os principais resultados foram:
- Padronização completa dos arquivos digitais: A organização dos documentos foi completamente reestruturada, com nomenclaturas padronizadas e arquivamento adequado.
- Eliminação de duplicidades: O cruzamento de informações permitiu eliminar arquivos duplicados, garantindo a integridade dos dados.
- Acesso mais rápido e seguro às informações: Com a padronização, o acesso aos documentos tornou-se ágil e confiável, contribuindo para uma maior produtividade.
- Segurança na preservação de informações: A nova estrutura de armazenamento proporcionou maior segurança, reduzindo o risco de perda de dados.
A empresa agora tem total controle sobre seus documentos digitais, com informações acessíveis de maneira rápida e segura, permitindo uma gestão muito mais eficiente.
Como a Padronização de Documentos Pode Beneficiar Sua Empresa
A padronização documental não é apenas uma medida de organização; é uma estratégia fundamental para melhorar a eficiência operacional, reduzir erros e aumentar a segurança dos dados. Empresas que investem na padronização de seus arquivos digitais conseguem otimizar seus processos, minimizar riscos e tomar decisões mais rápidas e informadas.
Se sua empresa também enfrenta desafios relacionados ao arquivamento e à organização de documentos digitais, é hora de considerar a padronização como solução. A Redata pode ajudar a implementar um processo personalizado e eficiente, garantindo mais controle, segurança e agilidade.
Conclusão: Soluções Personalizadas para Seus Documentos Digitais
A experiência com a empresa de exploração mineral demonstrou como a padronização e a gestão adequada dos arquivos digitais podem transformar a maneira como as informações são tratadas dentro de uma organização. Com a Redata, cada projeto é desenvolvido com foco nas necessidades específicas do cliente, garantindo resultados sob medida.
Quer transformar a gestão documental da sua empresa? Entre em contato com a Redata e descubra como podemos ajudar a padronizar seus arquivos digitais, trazendo mais segurança e eficiência para sua equipe.
