Como a arquitetura da informação aumenta eficiência e segurança
Na Redata, temos acompanhado de perto os desafios que grandes instituições enfrentam quando o assunto é gestão documental. Recentemente, conduzimos um projeto para um setor jurídico de grande porte que demonstrou, na prática, como uma arquitetura da informação bem estruturada é capaz de transformar a forma como documentos são organizados, acessados e preservados.
O trabalho mostrou que a gestão documental não é apenas uma questão de organização, mas sim de eficiência operacional, governança e segurança da informação.
Diagnóstico: entender o cenário para propor melhorias
Antes de propor soluções, realizamos um diagnóstico detalhado. Identificamos estruturas de pastas muito profundas, duplicação de arquivos e nomenclaturas inconsistentes, fatores que dificultavam a localização de informações.
Essa análise inicial foi essencial para mapear as dores da equipe e construir soluções sob medida.
Criação de taxonomia e modelo de governança
A etapa seguinte foi a elaboração de uma taxonomia documental — uma estrutura lógica e padronizada que organiza os documentos por finalidade e tipo.
Com isso, criamos listas de tipos e subtipos documentais, definimos metadados fixos e dinâmicos, sugerimos convenções de nomenclatura e propusemos um modelo de governança. Esses elementos funcionam como um manual de boas práticas, garantindo que todos os documentos sejam classificados e armazenados de forma uniforme.
Essa padronização reduz riscos, otimiza buscas e melhora a rastreabilidade de informações jurídicas críticas.
Treinamento e manual de procedimentos
Uma taxonomia só é eficaz se for compreendida e utilizada por todos. Por isso, realizamos treinamentos presenciais com dezenas de colaboradores de diferentes áreas do setor jurídico.
Além das sessões práticas, entregamos um manual de procedimentos, consolidando todas as diretrizes de organização e uso de metadados. Isso garante não apenas a aplicação imediata do modelo, mas também sua continuidade no futuro.
Eficiência, segurança e inovação
Os resultados vão além da simples organização de arquivos. O projeto estabeleceu bases sólidas para:
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Reduzir a duplicidade de documentos;
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Aumentar a agilidade na busca de informações;
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Mitigar riscos de perda de dados sensíveis;
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Fortalecer a governança e a segurança jurídica.
Além disso, abrimos caminho para a adoção de práticas mais avançadas, como a criação de uma Tabela de Temporalidade Documental, fundamental para descarte seguro e liberação estratégica de espaço de armazenamento.
Conclusão
O sucesso deste projeto reforça como a gestão documental no setor jurídico é essencial para alcançar eficiência e confiabilidade. Mais do que organizar arquivos, trata-se de criar um sistema robusto de governança da informação que acompanha a complexidade das demandas jurídicas modernas.
Na Redata, unimos experiência técnica em biblioteconomia e gestão da informação para ajudar instituições a estruturarem seus documentos de forma eficiente, segura e estratégica. Se a sua organização enfrenta desafios semelhantes, conheça mais sobre nossas soluções ou entre em contato com a nossa equipe.
