Quando se trata de organizar documentos, mesmo no acervo jurídico, é comum que o profissional ou a equipe de especialistas responsável por esse trabalho pense em maneiras de comunicar a necessidade de determinado item. As pessoas têm lembrado com mais frequência até mesmo os bancos de dados, considerando-os ferramentas de suporte a essa atividade.
Porém, antes de tudo, é preciso olhar ao redor.
É importante observar as áreas disponíveis para armazenamento de arquivos na empresa, especialmente no departamento jurídico, não apenas devido ao espaço que as estantes, gaveteiros ou armários ocuparão (sem mencionar as caixas!). Ao planejar e reservar um local adequado para o acervo jurídico, deve-se, sempre, levar em conta que, via de regra, acervos tendem a crescer, não a minguar.
Muitas vezes as pessoas esquecem ou deixam de lado esta última e crucial parte. Em vez de prevenir o problema de falta de espaço, tenta-se então remediá-lo, pagando pela digitalização dos arquivos e/ou pela guarda externa de documentos.
Mas o problema não estará resolvido. Pelo contrário: dará origem a desafios ainda mais complexos.
Assim, digitalizar um acervo não é, por si só, algo tão custoso. Consiste em uma atividade relativamente simples. A questão é que você continuará precisando de espaço, e de um espaço caro. Em quais servidores vão ficar hospedados os arquivos? Vão ficar na “nuvem”? Como será feito o backup? Serão utilizados HDs externos? Os documentos impressos vão continuar guardados em outro lugar, por segurança? Responder a essas dúvidas exige (novamente) planejamento. E muitos gastos, pois, como já esclarecemos, a ocupação do espaço digital tende a aumentar.
Já a guarda externa aparenta ser uma solução barata — e é mesmo. O que não sai tão barato assim no fim do mês é o transporte das caixas, do(s) depósito(s) para a firma e vice-versa. Entre idas e vindas, essa solução torna o processo de manutenção e consulta ao acervo muito mais lento e caro.
Em se tratando de um arquivo como o do acervo jurídico, o céu não é o limite. Sendo assim, investir nesse ativo precioso, que poupa tempo e dinheiro da empresa, envolve também lhe reservar um espaço apropriado, de acordo com as necessidades apontadas por profissionais da informação — os maiores aliados que a organização pode ter para contar com documentos em ordem e à mão sempre que preciso.
