Salvar arquivos digitais na área de trabalho é uma comodidade para muitos usuários. No entanto, a prática é desaconselhada pelos técnicos dos principais sistemas operacionais, como é o caso do Windows e MacOS. Ambas oferecem métodos práticos de agrupar arquivos e organizá-los em pastas, mas muitos usuários têm dificuldade na organização pessoal. O agravante deste hábito é quando se trata de um computador corporativo, em que os arquivos compreendem parte dos processos de negócios e dizem respeito a diferentes departamentos, caso em que a indicação correta de locais deve ser a regra.
Entenda os riscos
Periodicamente, os sistemas operacionais lançam atualizações que restauram o sistema. Os arquivos salvos em pastas ficam protegidos quando isso ocorre, mas a área de trabalho não os protege por padrão. O risco de simplesmente perder documentos é alto, nesses casos.
Quando o computador é inicializado, ele deve exibir a primeira tela contendo atalhos para as principais aplicações e pastas utilizadas no dia a dia. Como, por exemplo, navegador web, editores de textos e imagens, e “Meus documentos”. O atalho difere do arquivo diretamente salvo no local, geralmente sinalizado com uma pequena seta diagonal apontando para cima. Estes, sim, podem ser incluídos na área de trabalho, facilitando o acesso. Contudo, uma área de trabalho cheia de ícones pode carregar mais lentamente durante a inicialização da máquina. Esse é outro motivo para não guardar arquivos na primeira tela do seu computador.
A facilidade de consulta aos arquivos digitais salvos na tela principal é como uma faca de dois gumes, já que se trata também de um risco à privacidade. No caso de uma possível invasão ao computador, por exemplo, são esses os documentos mais visíveis. Com um ou dois cliques a mais, é possível evitar este risco de cybersegurança ao baixar arquivos de maneira tão cômoda quanto o salvamento direto na área de trabalho.
Empresas novas, visionárias e tecnológicas adotavam o modelo Home Office anteriormente, mas agora, é uma regra para boa parte das empresas.
Invista na organização dos arquivos eletrônicos e digitais
Sabemos que os documentos derivam e refletem os processos de trabalho, e, estando o colaborador longe do espaço físico da empresa e dos outros colaboradores com quem troca informações, as chances de ser afetado pelas vulnerabilidades que o ambiente digital oferece aumentam.
A falta de estruturação e padronização dos sistemas ou da rede corporativa pode resultar em diversos riscos. Como, por exemplo: ataques de hackers, perda fácil de documentos, acesso ou exclusão não autorizados por parte dos colaboradores, utilização de versões desatualizadas de documentos, incompatibilidade entre os sistemas operacionais dos notebooks dos colaboradores e os sistemas e softwares das empresas, além de dificuldades e instabilidades no acesso remoto. Esses desafios levam à ampla utilização da área de trabalho e do HD. Mas sem considerar que os arquivos são propriedade da empresa e devem permanecer no ambiente corporativo.
É fundamental que as empresas invistam em políticas de organização e gestão documental que privilegiam temas como segurança e acesso, bem como a implantação de sistemas especialistas de GED/ECM que cumpram requisitos de qualidade e tenham repositórios confiáveis.
Implantar uma taxonomia, ou seja, adotar um plano de classificação de arquivos eletrônicos e digitais, alinhado ao modelo de negócios adotado pela sua empresa, possibilita vincular os documentos aos processos que os originaram, bem como controlar quem irá acessá-los.
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