Já é comum em diversas empresas associar o departamento de tecnologia da informação (TI) a todo tipo de problema envolvendo a relação entre pessoas e máquinas. Há softwares que travam, e-mails corporativos que “bugam”, bancos de dados que ficam inacessíveis… A lista é longa, mas melhorar o uso dessas ferramentas e focá-las em melhorias não precisa ser algo complicado.
Certas medidas são imprescindíveis porque vão determinar todo o restante das atividades de um negócio. São elas a seleção de bons profissionais de TI, a escolha de programas adequados para cada processo — programas esses que podem inclusive ser de código aberto, ou seja, de uso livre e adaptável para várias realidades — e contar com uma equipe de especialistas em gestão da informação.
É esse último grupo que vai articular todos os sistemas eletrônicos contendo dados, tanto para uso interno (entre colaboradores) quanto externo (na relação com clientes, fornecedores e parceiros), de modo a mostrar informações relevantes para tomadas de decisão. Resumindo: experts em gestão da informação aplicam a tecnologia a favor da melhor administração de uma empresa, em vez de permitir que esses recursos emperrem o dia a dia de um negócio.
Para essa cooperação, são levados em conta fatores como a cultura corporativa, o tamanho da empresa, seus objetivos de curto, médio e longo prazo e os diversos tipos de documentos que podem ser relevantes para o devido funcionamento da organização.
Também é importante atentar para os riscos inerentes às soluções tecnológicas atualmente disponíveis. Apagões, vazamentos, ataques hackers, vírus, uso incorreto ou antiético: há uma série de ameaças ao bom desempenho dessas ferramentas. É tarefa também do profissional de gestão da informação estabelecer práticas, realizar backups e trabalhar de modo a assegurar que o arcabouço de dados de uma companhia estará sempre seguro.
A sua empresa conta com colaboradores especializados em aproveitar a tecnologia para otimizar a administração do negócio? Conte para a gente na seção de comentários.
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