Cada vez que uma empresa descobre todo o potencial contido em seus arquivos, acabam notando também que não costumam dar a atenção devida aos documentos que, em 90% das vezes, vão parar em pastas sem identificações, em um lugar empoeirado, onde ninguém quer mexer. Ou verificam que mantêm arquivos digitais tão mal organizados que, em vez de uma solução apoiada pela tecnologia, o que se tem é só um amontoado de documentos eletrônicos onde ninguém encontra o que precisa. Então, como um acervo otimizado pode transformar seu negócio para melhor?
Arquivos são um dos mais importantes ativos das empresas. Neles estão documentos que não só contam a história de um lugar, mas contêm informações sigilosas, confirmações de transações, pagamentos, andamento de processos de trabalho. Em suma, são registros fundamentais, por vezes simples, cuja ausência ou dano pode prejudicar uma empresa.
Um exemplo frequente se dá quando há uma denúncia anônima ao Ministério Público sobre horas extras irregulares, acima do permitido para certa categoria profissional. A empresa pode ser multada se não apresentar documentos que comprovem a inexistência desse ocorrido ou a ausência de má fé. Por exemplo: uma companhia de produtos alimentícios recebe uma fiscalização e, embora esteja com tudo em dia, não consegue localizar as licenças vigentes.
Fraudes e desvios de dinheiro também fazem parte da realidade de negócios que não mantêm sob controle a documentação. Pessoas cometem casos muito graves, incluindo roubo de fórmulas e segredos industriais, quando consideram o arquivo apenas como um lugar para jogar papel que “não importa mais”.
Documentos significam dinheiro. Sendo assim, arquivos bem estruturados, com técnica personalizada de gestão da informação, tanto físicos quanto digitais, são garantia de processos de trabalho sem falhas e eficientes. Depende de cada empresa ou empresário se prefere perder dinheiro ou manter tudo sob controle, sem dor de cabeça.
