As instituições de ensino superior brasileiras têm até dezembro deste ano para implantar um acervo acadêmico digital. De acordo com um decreto publicado no fim de 2017, essa transição deve se dar por meio “de métodos que garantam a integridade e a autenticidade de todas as informações contidas nos documentos originais”.
Agora que faltam menos de nove meses para o prazo final. O que significa, na prática, adotar um arquivo digital para as faculdades seguindo os parâmetros acima?
O lado bom talvez seja o mais conhecido. Com a digitalização, documentos disponíveis em um acervo acadêmico para alunos e funcionários devem ganham uma forma a mais de serem preservados, eletronicamente, o que também facilita e agiliza o acesso a dados desse tipo quando forem necessários.
Cuidados que têm de ser observados sobre acervo acadêmico digital
Um dos pontos fundamentais é a autenticidade de documentos e assinaturas digitais. A esse respeito, o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) determina que “um documento pode ter sua autenticidade presumida por meio de procedimentos que controlem sua produção, transmissão, armazenamento, manutenção e preservação. […] Porém, o uso da assinatura digital é recomendável nos casos em que é obrigatório garantir a autoria e/ou a integridade de um documento transmitido entre sistemas ou entre usuários e sistemas”.
Em síntese, isso quer dizer que a autenticidade não requer um certificado digital. Mas, sim, “procedimentos que controlem o ciclo de vida de um documento”, como salientou a especialista Lenora Schwaitzer, da Fundação Getúlio Vargas (FGV). Já a assinatura ou certificado, segundo ela, serve para assegurar a autoria e a integridade de um documento.
Vale também lembrar que, para deslegitimar um documento, é preciso que a parte que contesta sua validade comprove que o item é falso.
O equilíbrio entre a praticidade do meio digital e a exigência de autenticidade — em um ambiente como o online, que carece cada vez mais de fontes confiáveis de informação — é a chave para qualquer acervo eletrônico.
Sendo assim, isso também se aplica aos arquivos de faculdades, universidades e instituições similares. Há limites que devem ser respeitados, mas a oportunidade desburocratizar o ambiente acadêmico representa um salto de qualidade.
