A digitalização de documentos é capaz de melhorar em 40% a produtividade de quem manuseia os arquivos e aumentar a satisfação de clientes em 37%, segundo um estudo realizado pela empresa de consultoria Forrester Consulting. Por isso, muitas organizações estão investindo em transformar seus acervos físicos em digitais e, para alguns setores, isso se tornou uma demanda indispensável.
Por exemplo, recentemente, a Câmara dos Deputados aprovou uma medida provisória (MP 1.085/2021, também conhecida como a MP do Cartório Digital) que impõe a digitalização do acervo de cartórios de registro, além de demandar a oferta de serviços online. O texto ainda precisa passar pelo Senado para se tornar lei, mas já está em vigor em todo o país. Os cartórios têm até 31 de janeiro de 2023 para se adaptar a estas demandas.
Ao mesmo tempo que com a digitalização de documentos, a medida ainda solicita que os cartórios mantenham os arquivos físicos. O objetivo é a redução de custos administrativos, assim como economia em espaço, materiais de escritório e gastos com mão de obra. Então, para que esses benefícios sejam alcançados, alguns cuidados precisam ser tomados na transição do físico para o digital.
Empresas, incluindo cartórios que escolham a digitalização, devem organizar previamente seu acervo. Para isso, precisam empregar mão de obra especializada (como profissionais da ciência da informação, arquivistas e bibliotecários, em colaboração com outros profissionais); fornecer suporte para a experiência do usuário (UX) e cumprir normas e requisitos de segurança.
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