Já tratamos, em diversas oportunidades, da importância de um arquivo corporativo (ou acervo): trata-se de um ativo que, se bem administrado, torna a empresa mais competitiva, mais inovadora e capaz de tomar decisões mais assertivas.
Para isso, porém, é preciso criar um espaço adequado para manter o acervo, tanto em termos de armazenamento quanto para facilitar a consulta do material guardado. Reunimos aqui algumas dicas listadas pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), a principal referência do Brasil nessa área.
É importante destacar que cada empresa lida com uma realidade diferente, por isso essas recomendações não devem ser encaradas como regras, mas sim como sugestões vindas de uma autoridade do ramo. Servem para guiar decisões quando houver dúvida, por exemplo.
O Conarq recomenda que os acervos incluam uma área reservada ao trabalho técnico e aos depósitos, à qual os funcionários de outros departamentos não tenham acesso; uma área administrativa, parcialmente aberta aos demais colaboradores; e uma área na qual todos possam ser recebidos para fazerem consultas.
Cuidados com o acervo
A partir dessa premissa, alguns cuidados são essenciais. Ao construir um acervo, é melhor que fique longe de:
– terrenos e subsolos úmidos;
– regiões de fortes ventos e tempestades;
– regiões de ventos salinos e com resíduos arenosos (praias, por exemplo);
– indústrias que liberem poluentes;
– usinas químicas, elétricas e nucleares;
– linhas de alta tensão;
– entrepostos de materiais inflamáveis e explosivos;
– terminais de tráfego aéreo e terrestre;
– e áreas de tráfego intenso no geral, sujeitas à trepidação, ruído e poluição.
Também é importante incluir na obra recursos que protejam o local de:
– raios;
– cupins de qualquer tipo;
– raízes, por danificarem o piso e concentrarem umidade no solo;
– galhos e frutos que possam danificar o teto e/ou obstruírem a tubulação;
– e sombreamento de paredes, que também pode levar ao acúmulo de umidade e à multiplicação de microrganismos.
Somam-se a esses cuidados outras observações relevantes com relação à aclimatação do acervo. A umidade relativa do lugar deve oscilar apenas entre 45% e 55%, e a temperatura ideal deve girar em torno dos 20ºC. Quaisquer mudanças bruscas nessas variáveis podem comprometer os itens armazenados.
E as exceções?
Há exceções, porém: fotografias e registros magnéticos, por exemplo, exigem um ambiente com temperaturas ainda mais baixas — o que pode ser um desafio extra no Brasil tropical. Uma iluminação adequada, com fiação bem instalada e recursos de proteção contra incêndios também são fundamentais: vide o caso do Museu Nacional no ano passado.
Ao mesmo tempo, há também acervos que driblam as dificuldades investindo bastante em controlar o que vem da natureza ao redor. Os arquivos do Centro Cultural do Banco do Brasil (CCBB) no Rio de Janeiro, por exemplo, se encontram no centro da cidade, a poucos passos do mar, e sob o calor quase incessante da capital fluminense. Mas contam com equipamentos que domam essas variáveis e tornam o ambiente adequado para armazenar obras as mais diversas.
Nesses casos, o melhor é pesar prós e contras, incluindo o tamanho do acervo, o quanto o espaço pode ter de ser ampliado com a chegada de novos itens, e, claro, o orçamento disponível.
