Infelizmente, fraudes não se limitam a um setor, nem mesmo a um tipo de vítima. Pessoas físicas e jurídicas, empresas de todos os portes e segmentos podem ser enganadas. Enquanto indivíduos estão sujeitos a golpes cada vez mais elaborados, as organizações vêm caindo em armadilhas mais e mais sofisticadas, que envolvem — claro — documentos falsos.
O que ainda poucos administradores sabem é o quanto um acervo sob gestão especializada é eficaz no combate a fraudes. Existem três razões principais para isso.
A primeira: um arquivo corporativo organizado garante que o histórico da empresa estará sempre acessível. Cada passo dado, cada acordo firmado com terceiros passa a ser rastreável. Isso permite checar detalhes burocráticos com muito mais rapidez, economizando tempo e dinheiro.
Segundo motivo: uma equipe de experts em gestão da informação deve ser capaz de verificar a autenticidade de documentos, atentos a padrões preestabelecidos — pela legislação vigente, e/ou pelo departamento jurídico etc. Pessoal capacitado e familiarizado com esse tipo de “papelada” torna os trâmites bem mais seguros.
Finalmente, a terceira razão pela qual um arquivo em ordem protege contra fraudes: o acervo acaba se tornando uma verdadeira ferramenta da empresa, útil inclusive nos momentos em que é preciso levar um caso à Justiça. Com os documentos devidamente organizados, fica muito mais fácil preparar um processo para reaver danos morais e materiais, por exemplo. Também fica mais simples para prestar satisfações a outras partes eventualmente lesadas (como um cliente final) e para colaborar ativamente com investigações.
A sua empresa conta com um serviço eficiente de gestão da informação ou ainda está exposta aos perigos das fake news? Conte para a gente na seção de comentários.
