Seu negócio cresceu, agregou clientes, fornecedores e/ou parceiros de outros países, e agora há uma pilha de papéis em diversos idiomas para pôr em ordem. Ou você verificou que a multinacional onde trabalha tem uma série de documentos em várias línguas completamente desorganizados. Cada vez mais, esses cenários têm se tornado comuns e têm causado confusão na mente daqueles encarregados de administrar a “papelada” no acervo jurídico.
Profissionais da informação têm a solução para isso — e ela é simples o bastante para facilitar a consulta de todos os departamentos de uma organização.
A imensa maioria dos contratos, por exemplo, segue um modelo canônico universal, como já comentamos aqui. Portanto, a empresa pode detectar as partes interessadas, as assinaturas e as datas no documento. A partir dessas variáveis, é possível planejar e executar a guarda otimizada desses papéis para atendimentos posteriores.
Basta que quaisquer dos dados citados no parágrafo anterior se encontrem no alfabeto latino — o mais usado no Ocidente, inclusive na língua portuguesa — para colocar o item em ordem conforme parâmetros de ordem alfabética, cronológica ou até, se convir, de país de origem.
No Brasil, é mais comum as empresas terem documentação em espanhol, por conta da maior parte dos vizinhos latino-americanos, e em inglês — por causa de relações com os EUA e demais nações anglófonas, claro, mas também porque diversas empresas de todo o planeta optam por esse idioma para traduzir acordos.
Quando chamada a prestar contas, a empresa deve estar pronta a fazê-lo tanto com relação a stakeholders nacionais quanto internacionais. Além disso, tanto para autoridades locais como estrangeiras ou mesmo supranacionais (algo mais comum em instituições públicas). Um acervo jurídico multilíngue organizado é a certeza de que, o que quer que seja exigido da companhia, estará à disposição dentro do prazo.
